4. díl: Chceme snížit náklady předáním některých podpůrných služeb do tzv outsourcingu. Jednou z nich je i servis strojů. Na co se při výběru dodavatele zaměřit?
Tento dotaz nám přišel od jedné moravské výrobní společnosti, ale v době, kdy pandemie vysála finanční rezervy mnoha podniků, bude jistě podobný problém řešit mnoho firem.
Než se společnost rozhodne pro outsourcing, měla by pečlivě zvážit, zda se jí vyplatí a proč je u konkrétní služby potřebný. Zhodnocení výhodnosti se přitom netýká jen přímých nákladů, ale i operativy, rychlosti, zástupnosti a dalších aspektů. Zájemce o outsourcing by se nejprve měl podívat, jak byla služba poskytována doposud a s jakými parametry — servis mohli zajišťovat vlastní zaměstnanci, byl nakupován jako služba nebo jej podnik měl předplacen od dodavatele strojů. Pokud servis vykonával externí subjekt, před zahájením nového výběrového řízení je třeba korektně ošetřit ukončení smluvního vztahu. Jestliže šlo o kmenové zaměstnance, je situace poněkud složitější. Z pohledu nákupu však potřebujete vědět jen to, zda tito pracovníci mají být součástí přechodu na novou společnost. Zbytek je úkolem vašeho HR oddělení.
Máte-li uvedené záležitosti vyřešeny, můžete přistoupit k výběru dodavatele. Nejprve doporučujeme si vytipovat společnosti, které danou službu nabízejí, a absolvovat s nimi seznamovací schůzky. Při nich zjistíte konkrétní nabídku servisu i podmínky jeho poskytování. Dejte si pozor na subjekty, které nemají zkušenosti s poptávaným typem servisu, pouze „přeprodávají“ služby třetích stran, nebo o nich nelze zjistit relevantní reference. Taktéž se nenechte automaticky zlákat nejlevnější nabídkou. Cena by mohla být nízká jen proto, že neobsahuje prvky servisu.
| ĎÁBEL SE SKRÝVÁ V DETAILU |
| Mnohé firmy si ve smlouvě stanoví specifikaci servisu jen povšechně. S tím, že rozsah spolupráce lze po podpisu dále upřesňovat a parametrizovat v dodatcích. To je pravda, přesto před takovým postupem důrazně varujeme. Může se třeba stát, že podepíšete smlouvu na servis, který vaši zaměstnanci dosud prováděli jen na pokyn. Pokud všechny jeho součásti ve smlouvě nedefinujete, ze dne na den nebudou prováděny automaticky nebo si za ně dodavatel naúčtuje extra poplatky. A vám nezbude než je uhradit, protože jinak budou hrozit poruchy strojů a nucená odstávka výroby. |
Úspěch tendru do značné míry závisí na správnosti a detailnosti specifikace — co do ní napíšete, to dostanete. Proto je důležité si včas ujasnit přesný rozsah požadovaného servisu a nenechat žádnou otázku otevřenou. Uvědomte si, že vybraná společnost se nestane vaším jednorázovým dodavatelem, ale dlouhodobým partnerem. Také samotné výběrové řízení proveďte co nejpodrobněji – jen tak získáte maximum informací pro rozhodování. Pokud bude někdo se zodpovězením konkrétní věci otálet, ihned zjistíte, kde ho „tlačí bota“.
| CO JE OUTSOURCING |
| Firma vyčlení různé podpůrné a vedlejší činnosti a svěří je smluvně jiné společnosti, specializované na příslušnou činnost. Takové obchodní rozhodnutí má vést ke snížení nákladů nebo k soustředění se na hlavní předmět podnikání firmy. |
Čím pečlivěji se na tendr připravíte, tím lépe bude spolupráce s novým partnerem fungovat.
Předchozí díly:
1. díl: Funkce strategického nákupu
2. díl: Je výhodné nákup outsourcovat?
3. díl: Plánujeme investici do nové serverovny. Na co bychom si měli dát pozor?
Poradenství pro firmy připravujeme ve spolupráci se společností Nákupní servis, s. r. o.
Pokud chcete poradit, posílejte své dotazy na adresu redakce nebo na nakupjehra@v-pohode.cz. Nejzajímavější z nich vybereme a zodpovíme.