Téměř 70 % zaměstnanců vytiskne více než 10 stránek denně, čtvrtina z nich rovnou 40 stránek, a každý desátý dokonce více než 50 listů. Kromě toho, že neustálé „papírování" zpomaluje digitalizaci, je tu spoustu bezpečnostních rizik spojených s tiskem, skenováním a uchováváním papírových dokumentů, které české firmy často vůbec neřeší. Ukázal to průzkum společnosti Canon i zkušenosti jejích odborníků na digitalizaci firemních procesů.
Průzkum společnosti Canon na reprezentativním vzorku českých firem[1] odhalil závažné nedostatky v zabezpečení pracovních procesů. Více než polovina respondentů má například možnost odnášet firemní dokumenty, jako jsou smlouvy a faktury, z kanceláře pryč. Z manipulace s papírovými dokumenty, které navzdory digitalizaci nadále převažují, ale vyplývají i další rizika.
„I když roste počet firem, které si uvědomují, že díky digitalizaci ušetří peníze a čas svých zaměstnanců a mohou plnohodnotně zavést flexibilní způsob práce, dvě třetiny respondentů našeho průzkumu zároveň uvedly, že většina procesů v jejich firmě se stále ještě řeší na papíře," říká Eva Kučmášová, šéfka komunikace společnosti Canon ve střední Evropě.
Papírový dokument se může ztratit, dostat do rukou nepovolaného zaměstnance, nebo dokonce uniknout mimo firmu. Tím hůře, že 53 % zaměstnanců má podle průzkumu možnost tištěné dokumenty včetně smluv nebo faktur vynášet fyzicky mimo kancelář. U 23 % o tom musí vědět nadřízený, ale každý třetí dotázaný uvedl, že s papírovými dokumenty může dělat, co uzná za vhodné, a klidně je nosit i domů.
„Jedním z klíčových kroků na cestě k vetší bezpečnosti je přenesení firemních dokumentů do cloudu. Třeba softwarové řešení uniFLOW Online od Canonu dokáže bezpečně roztřídit a uložit skeny do složek, kam mají přístup jen povolaní. Vedení firmy má úplný přehled o tom, jak je s dokumentem nakládáno, a může si být jisté, že nedošlo k jeho zneužití," říká Petr Hnilička, produktový specialista Canon CZ.
Pohodlná archivace na cloudu
S hromadou papírových dokumentů, které firmy produkují, je spojena otázka archivace. Z průzkumu vyplynulo, že Češi jsou staromódní a 77 % z nich archivuje pracovní dokumenty v tištěné podobě v šanonu ve firmě. Celá pětina zároveň přiznává, že je takto ukládají na neurčitě dlouhou dobu, což znamená, že se o další život dokumentu nezajímá. Mezi takto uloženými dokumenty se ale obtížně vyhledává a může s nimi kdekdo manipulovat. Pokud zaměstnanec nějaký citlivý dokument z firmy vynese a někde ho zapomene, je malá šance na to přijít a včas zakročit.
„I takové problémy vyřeší uniFLOW Online. Dokumenty se snadno naskenují do firemního úložiště a originály lze rovnou skartovat. Naopak dokumenty digitální není vůbec třeba tisknout - rovnou s nimi do cloudu. Ten je velmi silně zabezpečený a lze v něm snadno vyhledávat. V případě digitálního archivu z něj bez vědomí správce nic neunikne. A to nejlepší nakonec - do uniFLOW Online se díky kódu dostanou i lidé pracující z domova na stolní tiskárně, kterou mohou jinak bez omezení využívat všichni ostatní členové rodiny," uzavírá Petr Hnilička.
[1] Průzkum probíhal telefonickým dotazováním (metodou CATI) v srpnu a září 2022 ve 100 českých firmách s 50 a více zaměstnanci.