Softwarový audit, tedy kontrola používaného softwaru v rámci organizace, se soustředí na nabývací dokumentaci a soulad s licenčními podmínkami, a tak chrání před softwarovým pirátstvím. Tuto službu nově v Česku spustila společnost SoftwarePro a navíc prostřednictvím ní chce v organizacích i identifikovat nevyužité softwarové licence. Jejich následným výkupem a optimalizací přinese firmám nemalé finanční prostředky navíc.
Softwarový audit může iniciovat vedení firmy nebo vydavatel softwaru, a to při podezření na využívání nelegálního softwaru. Tak dojde snadno k identifikaci toho, jaký software společnost vlastní, a navíc jakým způsobem ho využívá. „Naše služba pomáhá zjistit, zda má firma své licence pod kontrolou. Díky softwarovému auditu má IT oddělení, nebo vedení firmy jistotu, že splňuje podmínky výrobce, tedy zda všechny licence byly nejen nabyty legálně ale jsou stále platné," vysvětluje Patrik Sodoma, Sales Director for Czech Republic ze společnosti SoftwarePro. Kromě toho tato služba přináší i další benefit v tom, že identifikuje optimální model licencování softwaru na míru potřebám firmy (například kombinace licencí nových, použitých a předplatného modelu) tak, aby získala nejen volné finanční prostředky, ale své výdaje za software vhodně optimalizovala.
Softwarový audit odhalí rezervy v licencích
Je to zarážející, ale jen málo organizací eviduje nákup a využívání licencí a uchovává příslušné doklady o jejich nabytí. Téměř žádná nemá k dispozici průběžné reporty o stavu svého softwarového arzenálu, aby mohla případné problémy v předstihu řešit a vyhnout se tak sankcím. „Naši certifikovaní softwaroví auditoři pomocí skenovacího softwaru sesbírají data o nainstalovaných programech a v dalším kroku je validují z jiných zdrojů. Na základě výsledků vypracují předběžný report, který s firmou prokonzultují a doplní o zpětnou vazbu," říká Patrik Sodoma. Závěrečná zpráva prezentuje výsledky analýzy, poskytuje doporučení, jak zmírnit případné existující problémy a optimalizovat portfolio softwarových produktů. Tím společnost ochrání a vhodně připraví na možný audit od dodavatele softwaru.
Společnost si po dokončení této služby může být nejen jista, že její využívané licence budou podle regulí, ale že i minimalizovala náklady organizace nutné na nákup, obnovu, podporu a údržbu softwaru. Tímto zefektivněním využívání už zakoupených licencí se odhalí i případná duplicita, která může zatěžovat rozpočet. V jednom kroku lze navíc nepoužívané programy odprodat, a naopak pořídit jiné, více potřebné. A je jen na firmě, zda si zvolí trvalé licence, nebo třeba využije model předplacených licencí či vhodnou kombinaci.
Důležité je neztratit se v bludišti licencí
Pokud už nějaký software firma vlastní či kupuje, je důležité porozumět smluvním podmínkám. Výrobci v nich mají definovaná složitá pravidla a využívají skryté dodatky, o kterých existenci kupující nemá potuchy a nevědomky je porušuje. „Je těžké vnímat rozdíl mezi OEM verzí, multilicencí, předplatným, verzemi pro státní správu, školskými verzemi, podmínkami aktualizací, downgrady a upgrady produktu. Výrobci podmínky naopak často mění za pochodu a firma má mizivou šanci, že se uvedené změny dostanou až k ní," sděluje Patrik Sodoma. Například jen IBM přichází ročně se zhruba 3 000 různými změnami v licencích. Proto je důležité spolupracovat s licenčními experty. „Nedávno jsme prostřednictvím licenčního softwarového auditu jedné státní organizaci našli prostor pro optimalizaci snížením počtu licencí, nabídli odkoupení těch přebytečných a v několika případech navrhli nákup výhodnějších licencí," dodává závěrem Patrik Sodoma.