Klasická kancelář, kde se většina procesů řeší v papírové podobě, je oproti kanceláři digitální zoufale neefektivní. Z průzkumu Canonu na reprezentativním vzorku českých firem například vyplynulo, že téměř každý pátý zaměstnanec chodí více než 20krát denně ke sdílené kopírce. A šanony, do nichž se ukládají tištěné dokumenty, zabírají ve firmách prostor o rozloze několika desítek metrů čtverečních.[1]
I když 85 % zaměstnanců v českých kancelářích vyhovuje hybridní způsob práce, který získal na popularitě během období pandemie, a téměř stejný počet souhlasí s důležitostí digitalizace, ve dvou třetinách firem se stále většina procesů řeší na papíře. Takový přístup nejen že brzdí digitální transformaci, kterou jako svou prioritu uvádí státní správa i Evropská unie, ale zároveň brání v rozvoji i samotným firmám.
Zbytečné pochůzky
Manažeři možná ani netuší, kolik času jejich zaměstnancům zabere každý den chození od pracovního stolu ke kopírce a zpět. Nejnovější průzkum Canonu odhalil, že 57 % lidí jde ke sdílené kancelářské multifunkci více než 5x denně. To znamená klidně i jednou za hodinu, nebo ještě častěji. Zhruba třetina lidí pracujících v kancelářích musí ke kopírce více než 10x denně, a celých 16 % chodí k tiskárně dokonce více než 20x denně.
K tomu přidejme, že 35 % zaměstnanců musí k tiskárně urazit cestu v délce od 4 do 10 metrů a 12 % respondentů průzkumu musí pokaždé ujít dokonce více než 10 metrů. „Pokud by si manažeři vynásobili počty pochůzek a vzdálenost, vyjdou jim ohromující čísla a časy, které jejich zaměstnanci denně tráví ‚na cestách' místo u svého počítače," upozorňuje Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
„Dnes je módou nosit chytré hodinky a sledovat ušlé kroky. Takovou činnost by ale lidé měli vyvíjet hlavně ve svém volném čase, v kanceláři dlouhými a opakovanými cestami ke kopírce ztrácí čas, který by se dal věnovat práci s přidanou hodnotou," dodává.
Ke cloudu chodit nemusíte
Na efektivitě provozu, ale také bezpečnosti dokumentů a flexibilitě zaměstnanců se proto v čím dál větším počtu firem podílí nejmodernější cloudové systémy. Díky nim mají lidé přístup k firemním dokumentům odkudkoliv a spravují zde i tisk nebo skenování.
„Cloudové řešení uniFLOW Online práci lidí výrazně zefektivní. Třeba díky funkci Follow Me je možné dokumenty z cloudu tisknout na zařízení, které máte zrovna nejblíže. A to i když třeba procházíte jednotlivými patry své firmy. Dá se říci, že všechny vaše tiskou jdou neustále s vámi," říká Eva Kučmášová. Nová generace tiskáren má navíc sníženou hlučnost na minimum, takže je možné je umístit přímo mezi zaměstnance a nespoléhat jen na jednu sdílenou ‚chodbovku'.
Jak ušetřit desítky metrů prostoru
Digitální kancelář založená na cloudu také vyřeší čím dál palčivější problém mnoha firem - nedostatek místa v kancelářích. 52 % respondentů v průzkumu uvedlo, že šanony plné papírových dokumentů a firemní archiv zabírají odhadem více než 10 m2, zhruba každá pátá firma pak má tištěné dokumenty dokonce na ploše větší než 50 m2.
„V uniFLOW Online lze všechny digitalizované dokumenty zařadit do přehledných složek, v nichž se snadno vyhledává. O jejich zabezpečení nemusíte mít strach, toto řešení odolá všem hackerským hrozbám a nikdo kromě zaměstnanců, kteří mají od firemního správce povolení, se do archivu nedostane," uzavírá Eva Kučmášová z Canonu.
[1] Průzkum probíhal telefonickým dotazováním (metodou CATI) v srpnu a září 2022 ve 100 českých firmách s 50 a více zaměstnanci.