Zdá se, že navzdory pokračující elektronizaci a digitalizaci kancelářských prací tisková zařízení na svém významu příliš neztrácejí. Tiskárny, kopírovací zařízení a multifunkce jsou mezi pěti produkty, s nimiž uživatelé nejčastěji pracují, a překonaly dokonce i přenosné počítače a chytré mobilní telefony. První dvě místa obsadily stolní osobní počítače a pevné telefonní linky. Jako nejdůležitější nástroj své práce vnímají uživatelé desktopy. Hned za nimi však podle zjištění výzkumu společnosti Canon následují ve velmi těsném sledu telefony, tiskárny, kopírky a multifunkční zařízení. Vnímání jejich významu pracovních úkonů se příliš neliší, tj. jsou vyrovnané. Když se výzkumníci společnosti Canon ptali 1671 respondentů na jejich využití v příštích třech letech, zjistili, že tyto přístroje z kanceláří rozhodně nezmizí. Přesně polovina dotázaných nepředpokládá v oblasti využití multifunkcí jakékoli změny, 35 % má dokonce za to, že pracovní výkon s těmito přístroji vzroste. Nižší využití očekává pouze 15 % respondentů.
K POKLESU NEDOŠLO Tisknou, skenují nebo kopírují uživatelé více nebo méně než před třemi lety? I toto porovnání bylo předmětem zkoumání. K celkovému poklesu nedošlo ani u jedné ze sledovaných kategorií. Méně dnes tiskne nebo kopíruje zhruba třetina uživatelů. Skenování pokleslo o necelou pětinu. Třetina dotázaných tiskne a kopíruje stejně jako před třemi lety, čtvrtina stejně často i skenuje. Zbývající podíly vypovídají o vyšším využití v současnosti. Největší nárůst zaznamenala oblast skenování, a to bezmála o dvě třetiny uživatelů. Mnoho organizací reaguje na změny, jež se odehrávají v oblasti pracovního stylu uživatelů, velmi pomalu. Uživatelé dnes operují s mixem elektronických dokumentů a papírových tisků, řídí své agendy vzdáleně a k tomu všemu využívají různá výpočetní a komunikační zařízení. Organizace na tyto trendy často nestačily adekvátně zareagovat a zaměstnancům nabízejí zastaralé technologie a neefektivní postupy. Práce s informacemi a s dokumenty představuje zcela kritickou součást většiny zaměstnanců. Vzhledem k frekvenci a objemu vznikajících písemností se spoléhají na tiskárny, skenery a kopírky minimálně ve stejné míře jako na své osobní počítače a telefony. Podle výzkumu společnosti Canon nedokáže 30 procent plnohodnotně pracovat bez přístupu k tiskárnám nebo multifunkčním zařízením.
SKENOVÁNÍ DOKUMENTŮ JEDNOU Z NEJDŮLEŽITĚJŠÍCH SOUČÁSTÍ WORKFLOW Na významu získává především skenování dokumentů. Jde o jednu z nejdůležitějších součástí workfl ow moderních společností. Řešení pro elektronizaci dokumentů spoří čas a zvyšují produktivitu, což jsou ze strany uživatelů velmi žádané vlastnosti. Důležité ale zůstávají i papírové dokumenty. Využívají se především v marketingu, reklamě nebo při komunikaci se zákazníky. Největší úskalí práce s dokumenty spatřují uživatelé v oblasti zabezpečení. Ochrana informací komplikuje nasazení osobních výpočetních a komunikačních zařízení na pracovišti, případně i možnosti vzdálené práce. Z hlediska uživatelů i manažerů s rozhodovací pravomocí představuje bezpečnost jedno ze základních kritérií při volbě a nákupu kancelářského vybavení. Jen málokdo z nich však dokáže na bezpečnost workflow skutečně nahlížet z pohledu bezpečnosti, většinou jde jen o více či méně chybný předpoklad.
STAČÍ MALÉ ZAŠKOLENÍ Organizace by neměly podceňovat ani školení uživatelů pro práci s tiskárnami a multifunkčními zařízeními. Řada zaměstnanců totiž neví, jak tyto přístroje využívat, aby jim přinášely vyšší efektivitu. Většinou by však stačilo jen malé zaškolení. Na straně procesů by organizace měly najít rovnováhu mezi rozhodováním manažerů a vnímáním potřeb uživatelů. Obě strany mají pocit, že je ta druhá přehlíží nebo jim komplikuje život. Manažeři nechtějí zahrnovat uživatele do rozhodování o nákupu řešení, uživatelé si myslí, že manažeři pořizují „nablýskaná”, ale z hlediska procesů nefunkční řešení. Daniel Míka, Product Business Developer Canon CZ & SK, Office Products