Myslím, že nebudu ani tak daleko od pravdy, když hned v úvodu napíšu, že nejrozšířenějším HR systémem v českých firmách je Excel. Pro mnohé menší firmy je tento nástroj dostatečný, personalisté s ním zvládnou svou základní agendu a více nepotřebují. Avšak firmám, které mají více než 50 zaměstnanců, už funkce Excelu stačit nemusejí a měly by přejít k personálním informačním systémům (PIS), buď cestou samostatných produktů, nebo v rámci komplexního ERP systému. Asi největší nevýhodou správy personální agendy v Excelu je fakt, že data se do něj musejí zadávat ručně, přičemž může jít v závislosti na velikosti firmy až o desítky různých excelových souborů. A v každém z nich je třeba neustále data ručně aktualizovat, což stojí velké množství času. Zároveň hrozí poměrně velké riziko, že se při editaci dat nastavené vzorce rozhodí a tabulky bude třeba složitě opravovat. „Malým firmám, které zpracovávají pouze úplně základní agendu, Excel či jiné dostupné aplikace stačit budou. Náklady na pořízení jsou totiž daleko nižší, při nízkých jednotkách zaměstnanců by se zavedení sofistikovanějšího nástroje ani nevyplatilo. Pokud se však počty zaměstnanců blíží stovce, takový systém už smysl opravdu má,“ soudí Kateřina Maršíková z Katedry podnikové ekonomiky a managementu TUL, která se ve své akademické činnosti specializuje na řízení lidských zdrojů, management či investice do vzdělání a dalšího odborného vzdělávání. Personální informační systém totiž dokáže sloučit veškerá data, která jsou spojená s agendou HR oddělení, ať už jde o evidenci stávajících zaměstnanců, náborové aktivity, výběr nových zaměstnanců, sledování jejich pracovního výkonu včetně hodnocení, udržování vztahů se zaměstnanci, vzdělávání i odměňování. Tím, že jsou tyto informace na jednom místě a jsou snadno dostupné všem zaměstnancům, kteří jsou oprávněni s daty pracovat, se jednoznačně snižuje administrativní zátěž jednotlivých personálních pracovníků, sníží se operativní náklady a zvýší efektivita práce.
Firma musí vědět, proč PIS chce a co od něj očekává Podle Kateřiny Maršíkové by rozhodnutí, zda personální informační systém do firmy zavádět, měla předcházet zevrubná analýza veškerých HR procesů. Je třeba si říci, nač konkrétně budou personalisté PIS chtít využívat a u českých firem s mateřskou společností v zahraničí by měla panovat shoda i s centrálou, protože právě to může být nakonec tím hlavním kamenem úrazu pro úspěšné zavedení PIS. Poté je třeba velmi pečlivě zmapovat trh a rozhodnout se podle svých požadavků buď pro specializované systémy, nebo pro rozšíření stávajícího ERP systému o HR modul, případně rovnou zavedení celého ERP včetně personálních funkcí. Rozdíl mezi těmito variantami je zejména v hloubce a počtu funkcionalit. ERP systémy mají společnou databázi a personální data je možné využít i pro jiné oblasti správy podniku, nejsou však natolik detailně zaměřené na personální agendu a nedají se tak jednoduše připravit na míru konkrétních potřeb firmy. Samostatné PIS jsou naopak zaměřené jednostranně, mají k dispozici ryze personalistické funkce, lze je snáze individuálně upravit a data lze sdílet i externě s dalšími institucemi. Nejsou ovšem v základu plně provázané s ostatními interními systémy. Řešení samozřejmě existuje a specializované IT firmy umějí tyto jednotlivé IS propojit tak, aby spolu bezproblémově komunikovaly. Ať už se firma rozhodne pro jakoukoliv variantu, je třeba s poskytovatelem vytvořit harmonogram zavádění. V ideálním případě trvá implementace systému včetně převodu všech dat několik týdnů, ale většinou ne déle než dva měsíce. „V praxi se však může stát, že dojde ke komplikacím a celé zavedení systému se prodlouží až na několik měsíců. Tato úskalí mohou být dána tím, že firma není na přechod pořádně připravená. Někde dokonce zavádění brzdí samotné interní procesy. PIS je tedy potřeba napasovat na tato interní pravidla a postupy tak, aby například nedocházelo k tomu, že se část agendy řeší v systému a zbytek se podepisuje na papírech,“ pokračuje Kateřina Maršíková a dodává, že i když se PIS podaří zavést, mohou se objevit potíže. „Setkáváme se občas s technickými problémy a špatnou integrací dat, ne úplně dobře zvládnutým uživatelským prostředím, nekomunikací s ostatními systémy i bezpečnostními riziky. Jedním z největších bezpečnostních problémů může být neoprávněný přístup do systému a tím i k veškerým důvěrným informacím.“ Poskytovatel by měl garantovat nejen zabezpečení systému a bezpečnost uchovávání dat (nejlépe odpovídající certifikací), ale také pravidelný servis a aktualizace systému tak, aby ten obsahoval platnou legislativu.
Přístup do systému budou mít všichni zaměstnanci Po zavedení PIS, ať už formou modulu ERP, či samostatného produktu, je potřeba proškolit zaměstnance, kteří se systémem budou pracovat, a hlavně je motivovat k tomu, aby software chtěli používat. Je samozřejmé, že lidé nebudou ihned od začátku pracovat se všemi funkcionalitami. Postupně by si však měli zvykat a využívat čím dál více věcí, které systém nabízí. „Vzhledem k tomu, že impulzy k zavedení PIS obvykle přicházejí přímo z HR oddělení, přijímají tito zaměstnanci systém s radostí a nemívají problém se s ním začít učit pracovat. Jsou si vědomi toho, že jim opravdu zjednoduší práci. Ale pracovníci v HR nebudou jedinými uživateli, takže firma by určitě měla do motivace a proškolování investovat.“ Přihlásit do systému se totiž může i řadový zaměstnanec. Po ověření pomocí hesla se mu zobrazí jeho osobní zaměstnanecká karta, díky níž má přehled o základních věcech, jako je systém odměňování, plánování dovolené, cestovní příkazy. Jsou tam i záznamy z pravidelných lékařských prohlídek, informace o absolvovaných a plánovaných školeních a podobně. Zaměstnanci z HR oddělení mají už z titulu své pracovní pozice daleko rozsáhlejší oprávnění, takže vidí veškeré údaje, které potřebují ke své práci. Avšak třeba do mzdové části mají přístup pouze ti, kteří mají mzdovou agendu na starosti. Komplexní data mají v systému k dispozici i manažeři, kteří v něm vidí například přehledy čerpání a plánování dovolené i docházku. Pokud je součástí PIS i modul hodnocení zaměstnanců, mohou jej využívat k posuzování pracovního výkonu svých podřízených a provázat tuto část také např. s odměňováním či vzděláváním, kdy může manažer zaměstnanci naplánovat i potřebná školení. Kromě toho, že personální systém může stát samostatně, nebo být součástí ERP systému, existuje také několik variant architektury systému. Buďto je možné provozovat hardware s databázovým serverem a v PC speciální aplikaci HR suity, případně hardware s databázovým serverem, do nějž se dá vstoupit i přes prohlížeč, kdy systém může fungovat online. Ani v takovém případě ovšem ještě nejde o webovou (cloudovou) aplikaci v pravém slova smyslu. Je třeba mít na paměti, že jakmile se do databáze zadají údaje, okamžitě se promítnou i do webové části, kde je může prohlížet zaměstnanec s potřebným oprávněním.
Cloud: ano, či ne? Další cestou je čistě cloudové řešení, kde jsou data nahrána na webový server a prohlížení probíhá pouze přes prohlížeč. Výhodou je snadný přístup odkudkoliv bez nutnosti pořizování speciálního hardwaru a softwaru. Zde je ale třeba přijmout rizikový fakt, že cokoliv je na internetu, je také napadnutelné. Také proto firmy vytvářející online systémy většinou nenabízejí funkci zpracování mezd a je více méně jedno, zda jde o českého, či globálního výrobce. Znamená to, že firma musí tak jako tak pro správu mezd investovat do integrace další funkcionality v rámci stávajících systémů ve firmě. Cloudové systémy nelze příliš upravovat na míru, u zahraničních poskytovatelů může chybět čeština a implementace české legislativy. Kateřina Maršíková na závěr dodává, že i s ohledem na tyto skutečnosti je opravdu velmi důležitá počáteční analýza. „Firma si musí opravdu dobře zvážit, jaké HR procesy ve firmě běží, jaké jsou potřeby uživatelů a jakých cílů by mělo být zavedením PIS dosaženo. Jedině tak bude volba poskytovatele správná a PIS bude šetřit náklady.“ /Kristina Kadlas Blümelová/
