Ve srovnání s jinými oblastmi podnikání je energetika velmi specifická, zejména z pohledu informačních technologií. Trh s energiemi je například těsně svázán s legislativou, což však není jediný důvod pro netypické požadavky, které mají energetické firmy na informační systém. Bez ERP systému se však dnes již rozhodně neobejdou. Jedním z důvodů, proč si v současné době čím dál více firem z oblasti energetiky pořizuje informační systém, je snaha nahradit několik stávajících systémů jedním komplexním. Typicky se jedná o oblast ekonomiky, mezd, provozu a údržbu technologických zařízení, fakturace energií a dalších (zdánlivě) samostatných oblastí. To však pochopitelně klade vysoké nároky nejen na samotný informační systém, ale hlavně na dobrou a kvalitní přípravu implementace. Náročnost zavedení informačního systému však není pouze otázkou různorodosti jednotlivých oblastí, ale tkví v samotném principu fungování energetických společností, kdy se střetává svět technologických informací se světem informací ekonomických. Samotné technologie (výroba) jsou zde řízeny specifickým, právě k tomu určeným řídicím systémem a ERP systém musí být schopen na něj navázat a čerpat z něj potřebná provozně – ekonomická data. Data o spotřebách a výrobě energií, o ztrátách v rozvodných soustavách a podobně… Tato data dále vstupují do jednotlivých ERP modulů, typicky controlling a plánování, fakturace, servis a údržba technologických celků apod. Tím se informace velmi rychle a bez nutnosti ručního přepisu nebo importu dostane jak k provozně technickým pracovníkům, tak i k managementu společnosti.
Rizika současného stavu
Jednou z klíčových oblastí je plánování a vyhodnocování provozně ekonomických dat, tedy controlling. Tato oblast bývá často řešena pomocí kancelářského softwaru (například MS Excel) nebo formou vlastních produktů. Přitom přenos dat z jednoho programu do druhého, případně následně i do Excelu – často ručně, je značným zdrojem chyb. Navíc je tento způsob velmi neoperativní, protože v daném okamžiku nejsou ve všech jednotlivých programech stejná a aktuální data. Další oblastí, která bývá řešena samostatným systémem, je servis a údržba technologických zařízení. Tím, že tyto procesy nejsou přímo integrovány v ERP, se ztrácí aktuální informace o četnosti poruch, nákladech na jejich odstranění, nelze snadno a operativně vyhodnocovat přímé i nepřímé náklady na údržbu jednotlivých technologických zařízení, chybí podklady pro plánování servisních prohlídek apod. Třetí oblastí řešenou často nástrojem MS Excel, případně systémem vlastní produkce, je fakturace energií, především tepla. Přitom se jedná o klíčovou oblast z hlediska činnosti těchto organizací. Častým argumentem je, že jde o složitou a speciální problematiku zejména v rámci zapojení jednotlivých měřidel, pravidel výpočtu fakturovaného tepla, těsné vazby na legislativu a velkého množství dat, která je nutné pečlivě kontrolovat. Někdy bývá problémem i vnitřní organizace práce, kde přípravu podkladů pro fakturaci dělá jedno středisko a samotnou fakturaci jiné a jejich práce je tím pádem striktně oddělená. Tito pracovníci si pak těžko dovedou představit, že by celý proces byl řešen v rámci jednoho systému a byl sdílen napříč organizací. A právě úzká specializace jednotlivých pracovníků a dílčích systémů je dalším z rizik, která z daného stavu vyplývají. Rizikem je opět jak samotný přenos dat mezi systémy, tak i závislost na znalostech často jen jediného pracovníka, který je klíčovým uživatelem nebo dokonce autorem konkrétního programu. To jsou příklady rizik současného stavu informačních technologií v mnoha energetických společnostech. Management některých si to již uvědomuje a dělá kroky k pořízení komplexního systému, který by tato rizika eliminoval. V mnoha společnostech však panuje obecné mínění, že jejich dílčí programy (často dělané na míru), jsou dobrým řešením, neboť pokryjí vše, co firma potřebuje. Ve skutečnosti však jde o nepřehlednou mozaiku dílčích řešení, která svou nesourodostí uživatelům dost komplikují život.
Nepodcenit přípravu
Jestliže se nakonec vedení firmy rozhodne nahradit tuto softwarovou směsici jediným ERP systémem, pak ovšem nesmí brát výběr a přípravu implementace tohoto systému na lehkou váhu. Nelze si myslet, že prostě dílčí programy vypnou a přejdou na jediný systém. Naopak – je velmi důležité, aby firma před zavedením informačního systému věnovala velkou pozornost a dostatek času analýze svých potřeb. Ani sebelepší ERP systém totiž není schopen pokrýt naprosto všechny potřeby energetických společností, a to zejména ne v oblasti řízení technologických celků. Ačkoli ERP tyto oblasti sám neřeší, je nutné, aby byl schopen se napojit na příslušný specializovaný systém a získávat z něj potřebná data. V té souvislosti by naopak dodavatel měl dobře zvážit možnosti a rozsah nabízeného systému. Z jeho strany je tedy velmi důležitá pečlivá příprava před implementací, během níž musí zmapovat nejen procesy, které nový systém pokryje, ale i procesy, které nepokryje. Je-li dobře a zodpovědně navržen rozsah řešení nabízeného systému, je v dalším kroku nutno velmi pečlivě sestavit harmonogram implementace a spouštění jednotlivých částí systému do provozu. Zde hrají velkou úlohu logické vazby mezi jednotlivými oblastmi, časová souslednost jednotlivých procesů (např. generování záloh na další období, vyúčtování spotřeb energií apod.), sezónnost, a tím dostupnost kapacit jednotlivých klíčových uživatelů. Je třeba si uvědomit, že přechod na nový informační systém je prováděn za plného provozu dané společnosti. V této přípravné fázi je nutné věnovat pozornost také informovanosti všech zaměstnanců, kterých se přechod na nový systém, byť okrajově, dotkne. Zpravidla platí, že informace o smyslu, přínosech a dalších důvodech změny systému se ztrácejí ve směru od shora dolů a zatím co management přesně ví, jaké budou přínosy a dopady pro společnost, jednotliví zaměstnanci tuto informaci nemají. Budoucí uživatelé nového systému v první řadě vidí práci s tím spojenou, to že se budou muset „zase něco jiného učit“. Tím samozřejmě mohou vznikat problémy s přijetím a nedůvěrou k této změně. Z toho jednoznačně vyplývá, že pokud management chce, aby zavedení nového systému proběhlo bez problémů, měl by si komunikaci se zaměstnanci o této změně stanovit jako jednu z priorit. Další z důležitých oblastí při přípravě implementace nového informačního systému je oblast přístupu a zabezpečení dat. Zatím co u řešení postaveném na několika separátních systémech jsou přístupy k datům kontrolovány na lokální úrovni každého takového systému, u komplexního řešení je správa přístupů centralizovaná. Respektive každý autor své „excelovské“ tabulky si sám ohlídá, komu ji předá, případně jsou přístupy řešeny na úrovni správy souborů v síti. V komplexním databázovém řešení se neudělují přístupy na jednotlivé „soubory“, ale na konkrétní doklady, činnosti a procesy. Toto je jedna z oblastí, která bývá často podceňována.
Dodavatel a zákazník ruku v ruce
U jedné významné energetické společnosti jsme implementovali náš systém HELIOS Green, kterým jsme pokryli (kromě ekonomických, mzdových a skladových modulů) všechny zmíněné problematické agendy a procesy (tzn. údržba a servis technologických zařízení, vyhodnocování a plánování energií – controlling, fakturace energií). Ovšem – kromě procesu řízení technologických celků. Důležité bylo, že jsme se zákazníkem hned na začátku naší spolupráce vydefinovali přesně ty oblasti, které řešit budeme a které ne. Informace, jaké stávající systémy dokážeme nahradit, byla pro zákazníka hned na samém začátku jednou z klíčových. Implementace byla náročná, ale úspěšná a společnost dnes náš systém naplno a úspěšně využívá. Z tohoto příkladu je patrné, že komplexní informační systém by měl dané společnosti přinést snížení nákladů (centrální správa jednoho systému, zrychlení a zjednodušení procesů), snížení chybovosti (odpadají přenosy dat mezi jednotlivými separátními systémy), zvýšení dostupnosti a ochrany dat (centrální správa přístupových práv, adresnost uživatelů) a podobně. Nicméně: na tom, aby všechna tato plus systém opravdu přinesl, se musí – a to nejen u energetických společností – společně podílet jak jeho dodavatel, tak i budoucí uživatel. Mgr. Luboš Krubner vedoucí projektu HELIOS Green Asseco Solutions, a. s.
