Paretovo pravidlo – zdroj efektivity a úspěchu
Používání Paretova pravidla je většinou snadné a jednoduché. Uživatele často ošálí natolik, že ztratí opatrnost a začne pracovat s daty prvoplánově, nevšímá si ostatních proměnných, nesprávně interpretuje výsledky a nevšimne si skutečně důležitých věcí. Díky našemu nesprávnému přístupu mohou někdy z Paretovy analýzy vzejít naprosto scestné výsledky. Jak na to? Možnost omylu př i práci s analýzou 20/80 Například když bychom zkoumali prodejnost knih v knihkupectvích, tak snadno zjistíme, že 20 % titulů představuje 80 % prodaných knih. Nesprávný výklad tohoto faktu znamená, že stačí zúžit nabídku na výlučně úspěšné tituly a ostatní výrazně omezit. Avšak omezení sortimentu by vedlo ke snížení zisku. Proč? Rozhodující není poměr mezi prodanými knihami, ale to, co zákazníci chtějí. Jestliže už občas zajdou do knihkupectví, chtějí tam najít pestrou nabídku, na rozdíl od novinového stánku na nádraží či supermarketu, kde takový sortiment neočekávají. Knihkupectví by se tedy měla soustředit na 20 % zákazníků, kteří přinášejí 80 % zisků, a zjistit, co těchto 20 % zákazníků chce. Dalším důležitým aspektem je, že i když se soustředíme místo zákazníků na jen prodeje a zisky (20 % titulů, které přinášejí 80 % tržeb), tak není důležitý prodej bestselerů, jak by se zdálo, ale prodej tzv. běžných knih, které se prodávají každý rok. Tyto knihy se nikdy neobjeví v žádných žebříčcích, ale každý rok se jich prodá velké množství, často s vysokou marží. Nejcennější myšlenky vyplývající z analýzy podle pravidla 80/20 budou vždy výsledkem zkoumání nelineárních vztahů, kterých si ostatní nevšímají. Navíc analýza 20/80 je zmrazením určitého momentu, podobně jako fotografie zachycuje okamžik. Věci se dynamicky mění v čase a analýza 20/80 obvykle nezachycuje změny během času. Proto když analýzou 20/80 nechtěně „zmrazíme“ nesprávný nebo neúplný obrázek, dostaneme nepřesný pohled. Myšlení podle Pravidla 20/80 Uvedený příklad s knihami ilustruje možnost jak lze příliš jednoduchou analýzou 20/80 dojít ke zkreslujícím závěrům. Někdy si potvrdíte své předpoklady a lineární myšlení. Vždy je třeba se ptát: co sleduji? Co chci zjistit? Co výsledky pro mne (firmu) znamenají? Je to tak správně? Potřebujeme se naučit myšlení podle pravidla 20/80. Pokud jej budeme používat téměř denně, nebude nám to činit velké potíže. V tomto myšlení vždy začínáme úvahou o možné nerovnováze – rovnováha 50 : 50 neexistuje. Vstupy se nerovnají výstupům. Vždy získáváme méně či více. Místo, abychom shromažďovali data a analyzovali je, provedeme jejich odhad. Myšlení podle pravidla 20/80 umožňuje a vyžaduje, abychom si ze všech věcí, které se kolem nás dějí, povšimli těch několika skutečně důležitých, a ignorovali spoustu těch nedůležitých. Učí nás, jak přes stromy vidět les. In tuice a pocity jako metrika? Podle R. Kocha je myšlení podle pravidla 20/80 příliš cenné, než aby se omezilo jen na případy, kdy jsou data a analýza perfektní. Koch míní, že na každý gram myšlenky vytvořené kvantitativní metodou musí připadat mnoho kilogramů myšlenek, k nimž se dospělo intuitivně a na základě dojmů. Přestože statistická data myšlení 20/80 pomáhají, nesmí se myšlení na tato data omezit. Myšlení podle Paretova pravidla se naučíme, když se pořád budeme ptát: Co je těch 20 %, které vedou k 80 %? Nikdy nesmíme předpokládat, že automaticky známe odpověď, musíme si dát čas na přemýšlení z různých stran a úhlů. Že myšlení podle pravidla 20/80 funguje, poznáte podle toho, že se efektivita znásobí. Přijdeme na to, jak malou menšinu vysoce produktivních sil postrčit dopředu či přidat nějaký „katalyzátor“. Jindy zase dokážeme odhalit vysoce destruktivní síly a včas je eliminovat či oslabit jejich působení. Svět je plný malých příčin, které když se zkombinují, mohou mít ohromné důsledky. Jeden rok může být firma na výsluní a druhý rok zaspat dobu v inovacích a spadnout o desítky příček níže, viz historie IBM či Nokie. Když vaříte mléko, v jednom okamžiku je v hrnci a v příštím na plotně. V jednom okamžiku v pohodě telefonujete za volantem a náhle vám něco z boku vjede či vběhne do cesty. Vždycky jste telefonování za volantem zvládali, avšak nyní nám chybí reakční čas. Nehoda, invalidita nebo smrt. V jednom okamžiku se uvolní místo, které by se nám líbilo, chvilka váhání a jiný připravený je obsadí. Odkládání pravidelných lékařských prohlídek může znamenat například rozbujení rakoviny kůže z nepatrného névu, který vypadal jako mateřské znaménko, nebo zaviní vážnou cukrovku či infarkt. Nesledování novinek z vlastního oboru a hlavně z ostatních oborů může znamenat, že konkurenti přijdou s inovací, o níž jsme neměli ani tušení. Přehlížení nevhodného chování některých manažerů způsobuje postupnou ztrátu důvěry zaměstnanců, a tím i ztrátu motivace dělat pro ně něco navíc. Dalším příkladem krátkozrakého pohledu na ekonomiku podniku je zvyk manažerů propouštět v těžkých dobách neschopné i velmi schopné zaměstnance, aby si zvýšili zisk o jediné procento. Tím se však zbavují přidané hodnoty. Naopak, moudré firmy zaměstnávají asi 1 až 3 procenta lidí nadstav. Jsou to spíše nápadití lidé, kteří vymýšlejí další zdroje úspor a přidané hodnoty. Moudří manažeři se snaží tyto lidi vytěžit, získat jejich inovační a kreativní myšlení. To je smysl práce manažera a lídra. Zde je přítomno pravidlo až 1/99, kde jeden nápad může firmě přinést ohromný zisk. Propouštěním chytrých a nápaditých lidí se firma připravuje o slepice, které nosí zlatá vejce. Prvoplánové myšlení úředníků Jak dopadá myšlení těch, co obvykle moc nemyslí? Tedy politiků a úředníků? Jednoduše: pokud města trpí dopravními zácpami, jejich reakcí bývá rozšiřování ulic, budování obchvatů a garáží. Roste zločinnost? Posviťme si na pachatele. Smog? Regulovat emise. Analfabetismus? Přitvrdit standardy. Smetí v ulicích? Zvýšit pokuty. Bezdomovci? Vystavět útulny a kdo se nedostaví, šup s ním do vězení. Nedostatečný rozpočet pro všechny tyto priority? Zvýšit daně. Znechucení voliči? Svést všechno na politické nepřátele. Někdy optimalizace jednoho prvku rozvrátí celý systém a vyvolá sekundární vážné problémy. Kdyby politici a úředníci četli Paretovo pravidlo, tak by nemohli vymyslet takové nesmysly jako např.: v 50. letech nastal na Borneu zvýšený výskyt malárie. WHO a vláda rozhodly vystříkat vesnice DDT. Pomohlo to. Moskyti vyhynuli, malárie zmizela. Pak se však začaly objevovat vedlejší účinky. Střechy obydlí vesničanů se začaly hroutit, protože kromě moskytů vymřely i drobné parazitické vosy, které dříve kontrolovaly populaci housenek živících se došky na střeše. Koloniální vláda dodala vesničanům plechové střechy. Avšak tropické deště proměnily tyto střechy v bubny a vesničané nemohli spát. Mezitím červy, otrávené DDT, sežrali gekoni, kterými se živily kočky. Kočky vymíraly a začaly se množit krysy. Vláda nechala letecky na ostrovech vysadit 14 000 živých koček. Atd. Tedy mnoho kroků postavených na hlavu, kdy řešení jednoho problému se stává vstupem do dalšího. Rozšiřováním ulic se do měst vtáhne více dopravy. Regulováním řek se zhoršuje síla povodní a zhoršuje jejich tok. Bezdomovcům se postavily příbytky, v nichž se rychleji šíří tuberkulóza. Nová a nová vězení nikdy zločince nepřevychovají, ale umožňují zločincům naučit se novým trikům. Svržení diktátorů Husajna a Kaddáfího a násilná implementace demokracie do míst, která kulturně potřebují něco jiného, rozvrací režimy a přináší ještě horší diktaturu. Místo dobra vzniká zlo. Krátkozraké myšlení amerických stratégů. Měli by se naučit pravidlu 20/80. Přílišná demokracie zase vede k nenápadné privatizaci státních institucí a ovládnutí veřejného prostoru skupinami bohatých lidí. Demokracie typu Singapuru, kde se více hledí na dobro celku než absolutní svobodu jednotlivce, je asi lepším řešením. Toho však nedosáhnou klasické politické strany, ale spíše vláda nezávislých osobností či osvícený vládce, jako byl zakladatel singapurského státu premiér Li Kuang-jao. Konvenční názory naruby Pravidlo 20/80 pomáhá dívat se na vše okolo nás jinýma očima než ostatní, kteří mají konformní a konvenční názory. Chceme-li žít lépe, plněji, chceme-li, aby se nám ve firmě dařilo dobře, využívejme jej naplno. Kreativní systémy se odchylují od rovnováhy. Příčina a důsledek, vstup a výstup působí nelineárně. Obvykle nedostanete to, co jste do systému vložili. Velké změny v systému mohou vyplývat ze zdánlivě neznámých příčin. V důsledku malých rozdílů ve struktuře mohou v kterémkoliv okamžiku lidé se stejnou inteligencí, odborností a odhodláním vytvořit zcela nestejné výsledky. Je to vidět u různých vedoucích naprosto stejných provozů, přednostů oddělení a primářů apod. Například stačí pochvala, povzbuzení pohledem, poděkování či všudypřítomná firemní kultura se správnými hodnotami. Události nelze předvídat, i když předvídatelné vzorce se často opakují. Řídit vznik událostí, nezávislých na naší vůli, asi není možné, ale lze je ovlivňovat. Je možné odhalit nepravidelnosti a těžit z nich. Umění aplikace Paretova pravidla spočívá v tom, že zjistíte, kterým směrem se ubírá realita (dříve než druzí), a co nejvíce z toho vytěžíte. Skutečný svět se skládá z celé řady vlivů, kde jsou příčiny a následky nejasné a kde složité smyčky zpětné vazby zkreslují vstupy. Kde rovnováha je iluzorní. Kde existují vzorce opakovaného, ale nepravidelného chování. Měli bychom: » Vyzdvihovat výjimečnou produktivitu, nikoliv zvyšovat průměrné úsilí. » Zaměřit se raději na zvyšování přidané hodnoty než produktivity. » Hledat zkratku, a ne procházet celou cestu. » Mít svůj život pod kontrolou při vynaložení co nejmenšího úsilí. » Vybírat si, nesnažit se stihnout vše. » Snažit se o dokonalost v několika málo věcech, a ne o dobrý výkon ve všem. » Dělat pouze to, v čem jsme nejlepší a co máme nejraději. » V každodenním životě co nejvíce úkolů přenechat jiným – delegovat; zajistit si služby na všechno, věnovat se hlavně dvacetiprocentním činnostem. » Podívat se na podstatu života, abychom, odhalili plnost „barev, vůní“ a ironii i zvláštnosti. » Uklidnit se, pracovat méně a zaměřit se na omezený počet velmi důležitých chvil, kdy je nám štěstěna nakloněna, a to v oblastech, kde dosahujeme vrcholu tvořivosti a „šťastná hvězda nad hlavou nám zaručuje úspěch“. Z Paretova pravidla bychom si měli udělat základní filozofii osobního či pracovního života. Vyplatí se to. Vzdor tomu, že to udělá asi jen 5 procent lidí a firem, je to dobrá zpráva. Opravdu dobrá. PhDr. Karel Červený, MSc., MBA, vedoucí lektor rozvoje kreativity MBC
