Nová verze je lepší než stará — alespoň to tvrdí výrobci čehokoliv. Jenže mezi tím, co producenti softwaru nabízejí, a tím, co konkrétní firmy potřebují, může být i propast, do které padají zbytečně velké sumy. Ale je to vcelku logické. Zatímco třeba účetní programy musejí reagovat na změny legislativy, ER P na vyvíjející se potřeby technologií a trhu, takový kancelářský software by teoreticky mohl dobře sloužit i desítky let, ale i jeho výrobci potřebují dále fungovat.
V každé výrobní firmě existuje rozhodnutí, která se dělají téměř automaticky. Jedním z nich bývá nákup nových verzí softwaru (SW). Přijde nabídka na upgrade, přijde upozornění na konec podpory, přijde obchodní zástupce se „zvýhodněnou cenou platnou pouze tento měsíc“ — a firma koupí. Ne proto, že by pečlivě zvážila veškeré alternativy. Ale třeba proto, že se obává o fungování a bezpečnost softwaru v nadcházejících časech. Tomuto jevu se v oblasti řízení IT nákladů říká reflexní nákup. Je to vzorec chování, který nevychází z analýzy potřeb, ale z kombinace zvyku, strachu z rizika a marketingového tlaku. A ve výrobních firmách je obzvlášť silný právě proto, že IT nebývá jejich primárním oborem, a softwarová rozhodnutí se tak spíše delegují na dodavatele než na vlastní uvážení.
Co firma kupuje s „novým“ SW?
Tato otázka zní triviálně. Ve skutečnosti je ale klíčová a odpověď na ni bývá překvapivá. Když výrobce vydá novou verzi softwaru, přináší zpravidla tři typy změn. Za prvé nové funkce, které předchozí verze neměla. Za druhé bezpečnostní záplaty a opravy chyb. A za třetí — a to je část, která se v marketingových materiálech neuvádí — změny v uživatelském rozhraní a workflow, které si často vyžádají i přeškolení uživatelů a úpravy stávajících procesů. Pro výrobní firmu jsou podstatné zejména první dvě kategorie. A právě zde je potřeba si položit poctivou otázku: Kolik z nových funkcí nejnovější verze firma skutečně využije? Podle různých analýz využívá průměrný uživatel kancelářského softwaru přibližně 20 % jeho celkové funkcionality. U výrobních aplikací, kde jsou pracovní postupy silně standardizované a opakovatelné, může být toto číslo dokonce v určitých specifických případech nižší. Jinými slovy: firma velmi často platí za „sto“ funkcí, aby mohla používat „dvacet“. A těch dvacet měla k dispozici už v předchozí verzi.
Tři scénáře, které firmy opakují
Reflexní nákup softwaru není záležitostí jedné firmy ani jednoho odvětví. Ve výrobním sektoru ale nabývá specifických podob, které se opakují s překvapivou pravidelností. Scénář první: Upgrade ze strachu z auditu. Firma dostane od dodavatele oznámení, že podpora stávající verze softwaru končí. Interní IT oddělení to vyhodnotí jako riziko — bez aktualizované verze hrozí bezpečnostní zranitelnosti a případné problémy při softwarovém auditu. Výsledkem je objednávka nové verze bez hlubší analýzy toho, zda je upgrade skutečně nutný právě teď, v jakém rozsahu a zda neexistují alternativní cesty. Dodavatel je spokojen, zákazník investoval, aniž by někdo řešil, zda si koupil něco, co opravdu potřebuje, nebo jen pocit jistoty. Scénář druhý: Hromadné nasazení (rollout) při obnově hardwaru realizované automatizovanou výměnou a konfigurací většího množství zařízení (počítače, servery, síťové prvky). Cílem je minimalizovat výpadky, snížit ruční práci IT techniků na minimum a zajistit, aby uživatelé dostali plně funkční a zabezpečené zařízení. IT při takové akci vcelku logicky rozhodne, že při této příležitosti nasadí nejnovější verzi operačního systému a kancelářského softwaru. Jenže, licence se zpravidla nakoupí pro všechna zařízení, bez ohledu na to, kdo sedí u konkrétního počítače. Účetní ve výrobní hale, která zpracovává docházkové listy, dostane stejnou licenci jako projektový manažer, který denně pracuje s komplexními tabulkami a prezentacemi. Za stejnou cenu, ale s naprosto odlišnými potřebami. Scénář třetí: Licence jako součást servisní smlouvy. Při uzavření servisní smlouvy nebo smlouvy o technické podpoře a údržbě (maintenance) s dodavatelem bývá do balíčku automaticky zahrnut přístup k nejnovějším verzím softwaru. Firma to považuje za výhodu — „máme vždy aktuální verzi“. Ve skutečnosti ale platí za průběžné upgrady, o které v řadě případů nestojí, a proto je nezřídka ani nenainstaluje. Opět platí za klid na duši, nikoli za reálnou hodnotu.
Nikoliv bezhlavé šetření
V posledních letech se ve světě IT controllingu prosazuje přístup označovaný jako FinOps — zkratka pro Financial Operations. Původně vznikl v kontextu cloudových nákladů, kde se firmy začaly topit v nevyčíslitelných měsíčních fakturách za výpočetní výkon, jehož skutečné využití nikdo neměřil. Postupně se ale tento způsob uvažování rozšiřuje i na softwarové licence obecně. FinOps není bezhlavým šetřením. Jde o disciplínu, která říká: každá koruna utracená za technologie by měla přinášet měřitelnou hodnotu. A pokud ji nepřináší, je potřeba to vědět a rozhodnout se vědomě, nikoli ze setrvačnosti. Pro výrobní firmu to v praxi znamená klást si otázky před každým nákupem softwaru: Potřebujeme opravdu nejnovější verzi, nebo nám postačí verze o generaci starší, za třetinu ceny? Máme přehled o tom, kolik licencí skutečně používáme a kolik jen „máme“? Nekupujeme stejnou funkcionalitu dvakrát — jednou v ERP systému a podruhé třeba v kancelářském balíku? Víme, co se stane s licencemi, pokud se naše potřeby změní? Tyto otázky nejsou projevem skrblivosti. Jsou projevem toho, co se v jiných oblastech podnikání považuje za samozřejmost: za řízené a vědomé rozhodování o majetku. Kde leží úspory Přejděme od filozofie k číslům. Jedním z možných řešení jsou druhotné licence, tedy trvalé licence od prověřených brokerů, splňující všechny zákonné podmínky. Na trhu se typicky pohybují na 40 až 60 % ceny nové licence u srovnatelných produktů. U starších, ale stále plně funkčních verzí může být rozdíl ještě výraznější. Pro firmu se stem licencí kancelářského softwaru to může znamenat rozdíl v řádu stovek tisíc korun při jednorázovém nákupu. Při pravidelném obnovování celého portfolia každé tři až čtyři roky jde v součtu o částky, které jsou ve výrobní firmě dostatečně velké na to, aby financovaly smysluplnou investici — nový stroj, modernizaci linky, školení zaměstnanců. Jenže tato čísla se v kalkulacích neobjeví, pokud firma automaticky sáhne po nové licenci od výrobce. Prostě proto, že alternativu nikdo nepočítal.
Proč se to nedělá, i když to dává smysl?
Bylo by nespravedlivé tvrdit, že firmy jsou jen lhostejné nebo neinformované. Za reflexními nákupy stojí i racionálně pochopitelné motivace. Kupovat nový software od původního výrobce je bezpečnou volbou v organizačním slova smyslu. Pokud se něco pokazí, zodpovědnost je jasná: „Koupili jsme od výrobce, udělali jsme, co bylo správné.“ Pokud firma sáhne po druhotné licenci a objeví se sebemenší technický problém, byť nesouvisející, snadno se najde obětní beránek. Tato asymetrie rizika vede k tomu, že nákupčí a IT manažeři přirozeně tíhnou k variantě, která je organizačně nejméně riziková — i když ekonomicky neoptimální. Druhým faktorem je informační asymetrie. Výrobci softwaru jsou v komunikaci vlastních produktů velmi dobří. Mají obchodní zástupce, certifikované partnery, webináře, „whitepapers“. Sekundární trh srovnatelnou marketingovou sílu nemá, a tak o ní firmy jednoduše mnoho neví, pokud vůbec. Třetím faktorem je absence měření. Ve výrobní firmě se přesně měří spotřeba materiálu, produktivita strojů, zmetkovitost. Náklady na software se ale ve většině případů sledují jako jednorázová položka v rozpočtu, nikoli jako průběžně optimalizovatelný výdaj. Co se neměří, to se neoptimalizuje.
Nový software nikoliv jako pravidlo
Cílem tohoto dílu není přesvědčit firmy, aby nikdy nekupovaly nový software. Existují situace, kdy je to správná volba — nástup na novou platformu, zásadní bezpečnostní důvody, potřeba funkcí, které starší verze nemají. Ale tyto situace by měly být vědomým rozhodnutím, nikoli výchozím stavem. Zdravý přístup k softwarovým nákladům ve výrobní firmě vypadá spíše takto: nejprve inventura toho, co firma má a co skutečně používá. Pak analýza toho, co skutečně potřebuje. A teprve na základě tohoto přehledu rozhodnutí koupit, sáhnout po druhotné licenci, využít to, co již leží nevyužité v interním portfoliu, nebo prostě tentokrát nedělat vůbec nic, protože to není potřeba. Tento proces není složitý. Není ani časově náročný — ve srovnání s tím, kolik času firmy věnují optimalizaci výrobních procesů, jde o marginální úsilí. Ale přináší výsledky, které jsou vidět na fakturách. A o tom je ve výsledku řízení firmy: o vědomých rozhodnutích, která mají ekonomický efekt. I když jde „jen“ o software. Příště se zaměříme na otázku, kde má smysl užívat cloud a kde ne. /Michael Málek/
