Každá firma během své existence vyprodukuje nepřeberné množství dokumentů, spisů a listin, které mapují její obchodní i interní činnost. Jakmile splní svůj účel, stávají se nadbytečnými, ovšem platná legislativa nedovoluje jejich likvidaci ihned. Ze zákona jsou stanovené povinné lhůty pro uchování příslušných dokumentů v čitelné podobě, přičemž doba archivace se dle typu dokumentu pohybuje zhruba od 3 do 30 let. Po tuto dobu je třeba mít všechny dokumenty utříděné a uložené tak, aby bylo možné v nich jednoduše a snadno vyhledávat. Jak na to? Jak dlouho se musí uchovávat účetní doklady, patří mezi nejčastější otázky podnikatelských subjektů. Po dobu provozování podnikatelské činnosti, zvláště jedná-li se o firmu, je potřeba vyčlenit pro tyto účely speciální místnost či sklad, která bude určená jen pro ukládání dokumentů. Časem pravděpodobně získáte pocit, že je místnost naplněná k prasknutí a nepojme už ani o jeden šanon navíc. Je proto dobré mít přehled o právní úpravě určující, jak dlouho je potřeba zachovávat ty které dokumenty a kdy můžete provést jejich skartaci. Přehled povinností, lhůt a sankcí provázejících úschovu různých druhů dokumentů upravuje zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a spisově službě, případně ten o dani z přidané hodnoty. Doba elektronick á? Navzdory tomu, že žijeme v době elektronické, stále platí pro většinu dokumentů povinnost uchovávat je v originálním vyhotovení v písemné podobě. Je přitom nutné, aby zůstala zachována jejich čitelnost, věrohodnost a neporušitelnost obsahu. U některých typů inkoustů se stává, že časem vyprchají a v šanonech zbydou jen prázdné listy papíru. Pokud přijdete na to, že důležité doklady podezřele blednou, je třeba zavčasu udělat kopie. Na tuto skutečnost již doplatilo mnoho poplatníků, kterým správce daně při kontrole zjistil nevyhovující stav dokumentu. V takovém případě může finanční úřad zpochybnit uplatněný nárok na odpočet DPH a daň vyměřit znovu. Mezi dokumenty se zákonnou dobou archivace 5 let patří například účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, účtový rozvrh, odpisové plány, přehledy a účetní záznamy, jimiž jednotka dokládá formu vedení účetnictví. Naproti tomu účetní závěrka, výroční zpráva nebo daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH se archivují po dobu 10 let. Pro podnikatele, kteří mají zaměstnance, je třeba hlídat archivaci u dokumentů z oblasti personalistiky. Například stejnopisy evidenčních listů se uchovávají 3 roky, mzdové listy a účetní záznamy s údaji potřebnými pro účely důchodového pojištění mají tuto lhůtu dokonce 30 let. Přehledn ý systém archiv álií K tomu, aby bylo možné nepotřebné dokumenty přehledně a přístupně skladovat, je třeba zavést jednoduchý a účelný systém pro ukládání a třídění dokumentů. Bez šanonů a archivačních krabic se zkrátka neobejdete. „Nově jsme do sortimentu zařadili archivační box Emba a archivační krabice pro snadnou a přehlednou archivaci. Je možné v nich uchovávat celé šanony, dokumenty, spisové složky či jiné tiskoviny. Krabice jsou kvalitní a jsou vyrobeny z třívrstvé kraftové lepenky,“ říká Helena Janáčová, vedoucí marketingu předního českého výrobce obalových materiálů Paketo.cz. Krabice přímo určené pro tyto účely jsou vybaveny šikovnými předtištěnými štítky, kam jednoduše můžete zaznamenat potřebné údaje pro identifikování obsahu krabice, a snadno v nich dohledávat.
