Informační systém K2 pokrývá funkčnosti potřebné pro chod utilitních společností

Společnost TEREA Cheb vznikla jako společný podnik města Cheb a německé společnosti Niederrheinische Gas- und Wasserwerke Duisburg GmbH s cílem získat prostředky na obnovu a transformaci městského systému zásobování teplem ze systému spalujícího uhlí a těžký topný olej na systém využívající zemní plyn. Díky finančnímu příspěvku od ministerstva životního prostředí SRN došlo k přestavbě 20 kotelen spalujících uhlí a těžký topný olej na kotelny spalující zemní plyn s kogenerační výrobou elektrické energie. V rámci přestavby byla také provedena celková rekonstrukce distribučního systému tepla v celkové délce 12 km. TEREA investovala do obnovy 84 domovních stanic a ve všech zásobovaných objektech dokončila instalaci 18 000 termostatických ventilů. Společnost má tři hlavní pilíře činnosti. Těmi jsou výroba a distribuce tepla, dále stavby, doprava a údržba bytového fondu a v neposlední řadě také správa nemovitostí pro obce, družstva a společenství vlastníků. Od svého vzniku používala několik vzájemně neprovázaných programů, které samostatně řešily účetnictví, majetek, mzdy, dopravu, agendy spojené s distribucí tepla a další subsystémy. Ze všech programů probíhal export do účetnictví, ve kterém se následně přijatá data zpracovávala. Tyto aplikace vznikly buď přímo ve společnosti nebo jejich autory byli lokální dodavatelé. Roztříštěnost a také skutečnost, že všechny aplikace byly provozovány v zastaralém operačním sytému MS DOS, vedly společnost k rozhodnutí pořídit si informační systém, který by uvedené nedostatky odstranil. Požadavky na nový IS byly: Integrace subsystémů, komplexní ERP řešení podporující strukturu firmy, výrazné zlepšení práce s prvotními doklady. Po prvotním průzkumu trhu informačních systémů v České republice začala TEREA jednat se společností K2 atmitec KV z Karlových Varů, dodavatelem Informačního systému K2. V roce 2004 pak byla ve spolupráci s touto společností realizována studie proveditelnosti. Po celou dobu jednání, přípravy studie proveditelnosti i analýzy byl Informační systém K2 podrobně porovnáván s informačním systémem SAP, který používá centrála společnosti v Německu. V červnu 2005 byla nakonec podepsána implementační smlouva se společností K2 atmitec KV. V ní byly definovány tři fáze implementace. V první fázi byla implementována část „Stavby a údržba bytového fondu“. Počátek realizace projektu byl v listopadu 2005 a ostrý start v lednu 2006. Po úspěšném předání první fáze následovala druhá, zaměřena na propojení specializovaného softwaru správy nemovitostí s IS K2. S tím souvisela také integrace téměř dvou set samostatných účetnictví pro společenství vlastníků spravovaných společností TEREA do IS K2. Tato fáze implementace byla nejkritičtější. Druhá fáze, jejíž součástí byla i část agend ze stavební činnosti, a to agenda dopravy, byla předána do ostrého provozu v březnu 2007. Na předání druhé fáze ihned navazovala poslední fáze, ve které byly vyvíjeny a implementovány funkcionality související s výrobou a distribucí tepla. Součástí třetí fáze byl i testovací provoz v posledním čtvrtletí roku 2007. I v tomto období se program ještě hodně upravoval a probíhala např. také konverze výstupů z měřidel tepla do IS K2. Termín ostrého provozu 1. ledna 2008 byl ale úspěšně dodržen. Přínosy Informačního systému K2 pro společnost TEREA hodnotí Jan Mrázek takto: „Podařilo se sjednotit dosavadní roztříštěné subsystémy do jednoho komplexního IS, který dokáže vyřešit i oblast výroby a distribuce tepla, což bylo naším prvotním záměrem. Zvýšila se také zastupitelnost jednotlivých zaměstnanců. Všichni nyní máme online k dispozici potřebné informace, kdykoliv je potřebujeme. Považuji za důležité také to, že se díky IS K2 změnil pohled celé firmy na možnosti a využití IS. Dříve byl hlavní cíl „vyfakturovat“. Dneska se více zabýváme analýzami, porovnáváním s historií, zajímají nás reporty a sestavy, manažersky vyhodnocujeme.“ Společnost TEREA se v dubnu 2009 začala zabývat oblastí importu elektronických faktur do IS K2. V této souvislosti bylo nutné jednat s větším počtem různorodých subjektů, což vyžadovalo velkou energii do komunikace s dodavateli. Dalším tématem, kterým se chce v budoucnu zabývat, jsou dálkové odečty z měřicích přístrojů a výhledovým tématem je i napojení na geografický informační systém (GIS), a to zejména v návaznosti na předpokládanou budoucí legislativní úpravu, kde se počítá s povinností evidence rozvodů a jejich zanesení do GISu. Pohled implementátora: IS K2 měl za cíl pokrýt činnosti všech čtyř středisek společnosti, z nichž každé provozuje jinou ekonomickou činnost, a nahradit tak několik dosavadních systémů. Vzhledem ke komplexnosti řešení byla implementace IS K2 rozdělena do tří fází – v první fázi byla implementována ekonomika, evidence majetku a agenda střediska staveb, ve druhé fázi pak správa nemovitostí, personalistika a doprava. Aby bylo možné zajistit dokonalou přípravu jak na straně implementátora, tak na straně společnosti TEREA, byla v poslední fázi implementována klíčová oblast – výroba tepla.