V druhé dekádě 21. století, v éře digitalizaci, jsou ideálem paperless firmy. Ovšem pro většinu zůstávají nedostižným snem. Leč první kroky už byly nastartovány. I v České republice. Například společnost Canon poskytuje prostřednictvím svého digitalizačního centra (CoE-IDP) outsourcingové služby v oblasti dokumentových procesů a pražská pobočka takto pro zákazníky ročně zpracuje přes 15 milionů stran dokumentů. Zásadním způsobem zmodernizovat a především zjednodušit oběh došlých faktur. Tak zněl úkol, který si v roce 2012 stanovila logistická společnost DB Schenker. Pro tento úkol si vybrala firmu Canon, která pro ně ve vlastním specializovaném pracovišti v Praze zpracuje každý rok přibližně milion listů papírových i elektronických faktur a jejich příloh. Původní systém zpracování faktur v DB Schenker měl řadu nevýhod – byl decentralizovaný, takže faktury přicházely do jednotlivých poboček rozesetých po celé republice. Část z nich se zpracovávala již v pobočkách, ale nakonec byly stejně všechny odesílány do centrální účtárny v Praze, která dokončovala proces likvidace faktur včetně jejich úhrad. To vše komplikoval fakt, že v segmentu logistiky jsou běžné faktury provozní a režijní a oba druhy se zpracovávají rozdílným způsobem. „Bylo především náročné hlídat provozní faktury, které do centrály chodily ze všech poboček. Občas se cestou ztrácely, což bylo nepříjemné,“ přiznává Ján Lipták, finanční ředitel DB Schenker Česká republika, který o změně nakládání s fakturami rozhodl po návštěvě rakouské pobočky své společnosti. „Jakmile jsem tam elektronické zpracování uviděl, došlo mi, že při další cestě musím vzít s sebou hlavní účetní, abychom si systém prohlédli detailně. Následně jsme se jednoznačně shodli, že to samé chceme zavést také u nás,“ dodává Ján Lipták. Rozhodnutí o spuštění elektronického zpracování faktur padlo v roce 2012 a první faktury se novým způsobem začaly zpracovávat v únoru 2013 Co konkrétního zavedení elektronického zpracování faktur přineslo? Především zaměstnance téměř úplně zbavilo neefektivní práce s fakturami. Snížilo se papírování, pohyb papírových faktur a je zajištěna i snadná dohledatelnost každé konkrétní faktury. Faktury tak místo na recepce poboček začaly chodit na jeden centrální P. O. BOX, který obsluhuje Canon. „Naše dodavatelské firmy byly od začátku spuštění systému instruované, aby faktury zasílaly elektronicky na centrální e-mail, který je přesměrovaný na Canon. Jsou ale firmy, které z nějakého důvodu nemohou posílat fakturu elektronicky, a právě ty pak využívají P. O. BOX,“ vysvětluje Ján Lipták, podle něhož v některých případech papírové faktury ani dnes nelze v segmentu logistiky odbourat. Zhruba polovina všech došlých faktur ale dnes do DB Schenker směřuje v elektronické podobě, konkrétně v PDF formátu. Navíc jejich množství ve srovnání s papírovými doklady trvale výrazně roste. Jestliže faktura přijde elektronicky, z e-mailové adresy je automaticky přesměrována na zpracování s následným vytěžením požadovaných údajů. Odpadá tak zdlouhavý proces ruční práce jak u dodavatele, tak i odběratele, který souvisí s vytištěním a zasláním. Tím se šetří čas, peníze i životní prostředí, protože faktura je jenom v elektronické podobě, tudíž se nespotřebovává papír a faktury se nemusí fyzicky přepravovat, skenovat ani archivovat. Klíčovou součástí digitalizace je vytěžení takzvaných klíčových polí. Obvykle se na jedné faktuře se dvěma stranami vytěží dvanáct až čtrnáct hlavičkových údajů a ještě několik řádkových položek. „Jeden pracovník takto dokáže vytěžit 30 až 50 faktur za hodinu,“ vypočítává Martin Kouba z Canon CZ. Canon smluvně garantuje, že 80 % faktur, které dorazí ke zpracování během ranních hodin, dokáže zdigitalizovat, vytěžit a nabídnout zákazníkovi ke stažení v ten samý pracovní den do 17. hodiny. Zbývajících 20 % je pak zpracováno do 10. hodiny následujícího dne, tedy do 24 hodin od přijetí. Takto každý měsíc putuje přibližně 80 000 stran. Před zavedením systému na elektronické zpracování faktur se došlými fakturami v DB Schenker Česká republika zabývalo pět zaměstnanců v centrální účtárně a další lidé v pobočkách. „V součtu to bylo 15 lidí. Díky celkové změně způsobu práce se jich pět může věnovat jiným činnostem. Dnes už netrhají obálky, nezapisují obsah faktur a nedistribuují je dále po odděleních. Namísto toho se soustředí na práci s přidanou hodnotou – například mohou provádět cost control, tedy kontrolovat nákladové dohady na zásilkách a analyzovat příčiny odchylek,“ říká Ján Lipták. Centrum digitalizace Minulý měsíc se pražské digitalizační centrum společnosti Canon CZ přestěhovalo do nových prostor v Prague Marina Office Center v Praze 7. Pražské Center of Excellence for Intelligent Data Processing (CoE-IDP) bylo od roku 2007 umístěno v pronajatých prostorách v Praze-Libuši. Výsledkem stěhování je komplexní modernizace, která přispěje zejména ke zvýšení variabilnosti kapacity centra v případě potřeby jejího navýšení (jednorázového i dlouhodobého). CoE-IDP bylo tedy doplněno o nová zařízení, má k dispozici vlastní IT support team, je připojeno na rychlejší a modernější IT infrastrukturu a v neposlední řadě toto přísně režimové pracoviště v nových prostorách nabízí i větší komfort pro zaměstnance, kterých je více než 45. Nárazově se jejich počet podle potřeby navyšuje díky brigádníkům. Služby CoE-IDP využívají zákazníci z 19 států regionu Evropy, Středního východu a Afriky, kdy těmi nejčastějšími jsou společnosti z finančnictví, logistiky a služeb. Kromě zákazníků s tuzemským zastoupením (Allianz, DB Schenker, Carrier) zpracovává pražské skenovací a vytěžovací centrum také zakázky ze zahraničí. „V rámci Evropy v kooperaci s našimi zahraničními obchodními pobočkami zajišťujeme digitalizační služby například pro rakouského železničního dopravce ÖBB, společnost Océ Technologies nebo realitně-investiční společnost CBRE Group,“ vyjmenovává Václav Hána, Manager Center of Excellence for Intelligent Data Processing, jenž zmiňuje i prestižní zakázku Rakouské obchodní komory, která si objednala digitalizaci kompletního archivu, tedy všech dokumentů z doby od přelomu roku 1900 až po současnost. Zaměstnanci pražského digitalizačního centra společnosti Canon na 14 produkčních skenerech a 20 validačních stanicích každý rok pro české i zahraniční zákazníky zdigitalizují a informačně vytěží přes 15 milionů stran. Kromě zákazníků s tuzemským zastoupením (Allianz, DB Schenker, Carrier) zpracovává pražské digitalizační centrum také zakázky ze zahraničí. „V rámci Evropy v kooperaci s našimi zahraničními obchodními pobočkami zajišťujeme digitalizační služby například pro rakouského železničního dopravce ÖBB, společnost Océ Technologies nebo realitně-investiční společnost CBRE Group,“ vyjmenovává Václav Hána, Manager Center of Excellence for Intelligent Data Processing, jenž zmiňuje i prestižní zakázku Rakouské obchodní komory, která si objednala digitalizaci kompletního archivu, tedy všech dokumentů z doby od přelomu roku 1900 až po současnost. Co bude dál? V anonymních průzkumech asi 50 % dotázaných manažerů uvádí, že si před důležitým jednáním digitální dokumenty vytiskne. Svědčí to o tom, že zvyk je železná košile. Nebo také o tom, že legislativa vyžaduje ve většině případů podepisovat papírové doklady. Ovšem rovněž o tom, že procesy ve firmě nejsou nastaveny správně. Hrozí nám, že se utopíme v záplavě papírových dokumentů, ale dnes už i těch digitálních. Řešení nabízejí firmy, jež se podobně jako Canon, specializují na přeměnu firem z klasických na digitální. Nejprve zanalyzují jednotlivé procesy ve firmě, včetně pohybu faktur a dalších dokumentů, a potom navrhnou zcela novou organizaci pohybu dokumentů, jejich vytěžování a archivování. Taková rozhodnutí sice vyžadují velké náklady, ale jejich výsledkem jsou obrovské ekonomické profity. /ks/
