Další transformace v České republice: od papíru k elektronice

K 1. červenci 2009 vstoupí v platnost zdánlivě nenápadný zákon s kulatou pořadovou číslicí 300/2008 Sb., a s podtitulem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Zakládá a upravuje řadu administrativních operací jak pro náš budoucí občanský život, tak pro vzájemný styk s úřady. Poprvé od dob Marie Terezie de facto legislativně zakládá zcela novou generaci práce s daty. Umožní třeba vznik datových schránek pro komunikaci v oblasti orgánů veřejné moci. Prostřednictvím datové schránky bude možné spolupracovat s kterýmkoliv úřadem. Úřady samotné budou prostřednictvím datových schránek doručovat své písemnosti příslušným adresátům (ať už fyzickým nebo právnickým osobám), stejně jako komunikovat s jinými orgány veřejné moci. Veškerým úkonům, které budou činěny prostřednictvím elektronické přepážky, je přiznána ekvivalence s úkony učiněnými písemně. Díky nové zákonné normě bude možné garantovat jednoznačnou identifikaci subjektů při elektronické komunikaci, zavedení a sjednocení systému jednoznačné identifikace fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné moci při elektronické komunikaci. Z ryze technického hlediska: končí „časy zažloutlých archivů a únavného pobíhání s lejstry“. Stojíme na prahu autorizované obousměrné konverze dokumentů, doslova masového převodu dokumentů z listinné podoby do podoby elektronické a naopak. Přitom se dokumentu, jenž bude datovým výstupem, přiznávají stejné právní účinky jako ověřené kopii. Nejpozději do dvou let? Viděno prizmatem českých podniků a úřadů se razantně zmenší objem stávající mechanické práce s daty. Ve fabrikách, na úřadech i v domácnostech se bude méně „ouřadovat“; o to více času bude možno vyčlenit na kreativní aktivity. Podle předsedy představenstva společnosti Software602 Ing. Richarda Kouckého: „Stojíme na prahu revolučního zlomu. Změna již v řadě organizací začala. Její dovršení nebude trvat déle než dva roky. Hovořili jsme s představiteli stovek firem z různých sektorů trhu i úřadů a trend je zcela jednoznačný.“ Přechod „od papíru k elektronice“ se neomezí výlučně na primitivní přeskenování současných papírových formulářů, žádanek a potvrzení. Substituce papírových pyramid bude těsně souviset s přechodem od nestrukturovaných e l e k t r o n i c - kých dokumentů (již zmíněných prostých skenů) na strukturované elektronické dokumenty, jež zvládnou mechanickou práci (přepisy, kontrolu správnosti, přenos dat z jiných zdrojů, výběr z roletek namísto sáhodlouhého vyplňování apod.). Zkrátí se objem pracovní doby, kterou je v současnosti zapotřebí vyčlenit (a draze zaplatit) za přípravu materiálů ke schvalování, za archivaci, za vyhledávání aj. V kurzu budou inteligentní formuláře Technologie, které tento proces umožní, již na trhu existují. Dokonce jsou dostupné i cenově. Firmy si je však zatím příliš nepořizovaly: donedávna nemohly nahradit oběh papírového dokumentu bez implementace drahého a zbytečně složitého informačního systému. Navíc: české úřady striktně požadovaly papírovou dokumentaci. A neplatilo to pouze pro smlouvy, daňové doklady aj. Nový zákon o eGovermentu to ale mění. Samozřejmě: vedle legislativní vzpruhy začne ve prospěch elektronizace dat a operací s nimi pozitivně působit i zhoršující se ekonomická situace. Pro podniky bude výhodnější pořídit si pružný elektronický systém a aktivně jej využívat, než nadále udržovat kapacitně rozsáhlá a provozně náročná administrativní oddělení. Elektronická dokumentace je zajímavá i pro kontrolní činnost uvnitř podniků: exaktně a za zlomek stávajícího času i nákladů umožní nalézt hledaný dokument, ověřit všechny operace, rozhodovací úkony okolo něj, příp. vymezit nové rozhodovací kompetence. Příklad SONY Jednou z firem, která již první kroky k plné elektronizaci dat učinila, je jeden z lídrů spotřební elektroniky - SONY. Po české pobočce budou následovat další zastoupení ve 12 zemích světa. Mimo jiné nahradí oběh papírových dokumentů při schvalování marketingových výdajů a slev. Firmě umožní zavést důkladnější schvalovací procesy a zkvalitnit kontrolu dodržování všech zásad. Její management získá díky elektronizaci možnost rozhodovat na dálku (při jiném jednání, na několikadenní služební cestě mimo stálé pracoviště apod.). Nezajímavá není ani úspora času a mezd. Podle IS Support Services Managera SONY pro střední a jihovýchodní Evropu Miroslava Kovaříka uživatelé v SONY jsou dnes vybaveni elektronickými podpisy a na podnikovém intranetu mají k dispozici sadu inteligentních formulářů pro řešení různých situací. Operace s nimi je jednoduchá: zaměstnanec si potřebný formulář stáhne do svého počítače a ten jej při vyplňování již sám vede (kontextová nápověda, automatické výpočty, kontroly správnosti, import dat z informačního systému atd.). Nedovolí mu jej odeslat dříve, dokud není vše a správně vyplněno. K takovému dokumentu lze připojit neomezený počet příloh. Následuje schvalování na příslušných kompetenčních úrovních, a to na bázi elektronických podpisů. Systém pro oběh elektronického formuláře poskytuje řadu pokročilých funkcí (včetně zastupování a podmíněného schvalování), automatické vyhodnocování komu dotyčný případ přidělit ke schválení (dynamické workflow) a také sledování pohybu dokumentu po firmě. A proč padla volba globálního elektronického kolosu SONY právě na formulář 602XML? „Splňuje naše požadavky. Je dostatečně stabilní a snadno jsme se naučili s ním zacházet.“ Podle Miroslava Kovaříka má navíc obrovský potenciál pro další rozvoj, ať se to týká jeho funkcí, nebo zahrnutí dalších uživatelů, včetně obchodních partnerů firmy. Co firma, to speciální podmínky a požadavky Software602 se proto rozhodl vytvořit ucelenou formulářovou řadu Gerbera. Pokryje různé oblasti podnikových procesů, kde je práce s papírovými dokumenty pomalá, či málo efektivní. Gerbera je s to aktivně napomoci klientům v personální a mzdové agendě, při fakturaci, při nákupech zboží a služeb, při samotném řízení procesů, při vytváření obchodních nabídek i vlastních kontraktů. „Nabídka různých elektronických formulářů je poměrně široká. Ale pokud chcete pokrýt také oběh a schvalování, zpravidla nezbývá než vyvíjet řešení na míru“, upozorňuje obchodní ředitel společnosti Software602 Ing. Pavel Nemrava. „Naše řešení je hotové. Lze je přizpůsobit v podstatě obratem. Je připravené na integraci s jakýmkoliv informačním systémem a zahrnuje nástroje, které umožní zákazníkovi provádět změny a rozšiřování bez podpory dodavatele.“ Ekonomická bilance firmy to potvrzuje: Software602 dosáhl vloni obratu 81,7 mil. Kč. Meziroční růst činil 22 %. Přitom prodej tradičních licencí představoval jen 8 % obratu. Více než 80 % připadlo právě na individuální projekty klientům. V této kategorii dominovalo budování formulářových řešení na bázi technologie 602XML. O nabídku české firmy projevily vedle SONY zájem i Fujitsu, Volkswagen, Blue Style aj. Software602 se aktivně podílí i na rozšiřování technologické struktury projektu CZECH POINT. /lav/