Pro velké firmy má HR informační systém smysl. Přináší v závislosti na konkrétní volbě celou řadu výhod a ulehčuje administrativu a péči o zaměstnance. Jak ale takový systém vybrat?
Myslím, že nebudu ani tak daleko od pravdy, když hned v úvodu napíšu, že nejrozšířenějším HR systémem v českých firmách je Excel. Pro mnohé menší firmy je tento nástroj dostatečný, personalisté s ním zvládnou svou základní agendu a více nepotřebují. Avšak firmám, které mají více než 50 zaměstnanců, už funkce Excelu stačit nemusejí a měly by přejít k personálním informačním systémům (PIS), buď cestou samostatných produktů, nebo v rámci komplexního ERP systému.
Asi největší nevýhodou správy personální agendy v Excelu je fakt, že data se do něj musejí zadávat ručně, přičemž může jít v závislosti na velikosti firmy až o desítky různých excelových souborů. A v každém z nich je třeba neustále data ručně aktualizovat, což stojí velké množství času. Zároveň hrozí poměrně velké riziko, že se při editaci dat nastavené vzorce rozhodí a tabulky bude třeba složitě opravovat.
„Malým firmám, které zpracovávají pouze úplně základní agendu, Excel či jiné dostupné aplikace stačit budou. Náklady na pořízení jsou totiž daleko nižší, při nízkých jednotkách zaměstnanců, by se zavedení sofistikovanějšího nástroje ani nevyplatilo. Pokud se však počty zaměstnanců blíží stovce, takový systém už smysl opravdu má," soudí Kateřina Maršíková z Katedry podnikové ekonomiky a managementu TUL, která se ve své akademické činnosti specializuje na řízení lidských zdrojů, management či investice do vzdělání a dalšího odborného vzdělávání.
Personální informační systém totiž dokáže sloučit veškerá data, která jsou spojená s agendou HR oddělení, ať už jde o evidenci stávajících zaměstnanců, náborové aktivity, výběr nových zaměstnanců, sledování jejich pracovního výkonu včetně hodnocení, udržování vztahů se zaměstnanci, vzdělávání i odměňování. Tím, že jsou tyto informace na jednom místě a jsou snadno dostupné všem zaměstnanců, kteří jsou oprávněni s daty pracovat, se jednoznačně snižuje administrativní zátěž jednotlivých personálních pracovníků, sníží se operativní náklady a zvýší efektivita práce.
Firma musí vědět, proč PIS chce a co od něj očekává
Podle Kateřiny Maršíkové by rozhodnutí, zda personální informační systém do firmy zavádět, měla předcházet zevrubná analýza veškerých HR procesů. Je třeba si říci, nač konkrétně budou personalisté PIS chtít využívat a u českých firem s mateřskou společností v zahraničí by měla panovat shoda i s centrálou, protože právě to může být nakonec tím hlavním kamenem úrazu pro úspěšné zavedení PIS. Poté je třeba velmi pečlivě zmapovat trh a rozhodnout se podle svých požadavků buď pro specializované systémy, nebo pro rozšíření stávajícího ERP systému o HR modul, případně rovnou zavedení celého ERP včetně personálních funkcí. Rozdíl mezi těmito variantami je zejména v hloubce a počtu funkcionalit.
ERP systémy mají společnou databázi a personální data je možné využít i pro jiné oblasti správy podniku, nejsou však natolik detailně zaměřené na personální agendu a nedají se tak jednoduše připravit na míru konkrétních potřeb firmy.
Samostatné PIS jsou naopak jednostranně zaměřené jednostranně, mají k dispozici ryze personalistické funkce, lze je snáze individuálně upravit a data lze sdílet i externě s dalšími institucemi. Nejsou ovšem v základu plně provázané s ostatními interními systémy. Řešení samozřejmě existuje a specializované IT firmy umí tyto jednotlivé IS propojit tak, aby spolu bezproblémově komunikovaly.
Ať už se firma rozhodne pro jakoukoliv variantu, je třeba s poskytovatelem vytvořit harmonogram zavádění. V ideálním případě trvá implementace systému včetně převodu všech dat několik týdnů, ale většinou ne déle než dva měsíce.
„V praxi se však může stát, že dojde ke komplikacím a celé zavedení systému se prodlouží až na několik měsíců. Tato úskalí mohou být dána tím, že firma není na přechod pořádně připravená. Někde dokonce zavádění brzdí samotné interní procesy. PIS je tedy potřeba napasovat na tato interní pravidla a postupy tak, aby například nedocházelo k tomu, že se část agendy řeší v systému a zbytek se podepisuje na papírech," pokračuje Kateřina Maršíková a dodává, že i když se PIS podaří zavést, mohou se objevit potíže.
„Setkáváme se občas s technickými problémy a špatnou integrací dat, ne úplně dobře zvládnutým uživatelským prostředím, nekomunikací s ostatními systémy i bezpečnostními riziky. Jedním z největších bezpečnostních problémů může být neoprávněný přístup do systému a tím i k veškerým důvěrným informacím."
Poskytovatel by měl garantovat nejen zabezpečení systému a bezpečnosti uchovávání dat (nejlépe odpovídající certifikací), ale také pravidelný servis a aktualizace systému tak, aby ten obsahoval platnou legislativu.
(Celý článek naleznete v příštím vydání Technického týdeníku.)