Moderní robotizace procesů (RPA) kombinuje několik výhod, díky kterým je vhodná pro firmy ze všech oborů. Dokáže ulevit od administrativy, zrychlit jednání se zákazníky nebo zaznamenávat data z výroby a vývoje. Je možné ji nasadit jako cloudovou službu, objem práce robotů může být přizpůsobován aktuálním potřebám, ale především: roboti jsou dnes díky umělé inteligenci (AI) učenliví a zvládají i komplikované úkoly.
„Právě učenlivost je klíčový faktor, díky kterému RPA zažívá boom. Roboti totiž dokážou sami vykonávat i poměrně náročné opakující se úkoly. Na rozdíl od zaměstnanců je tato rutina neunavuje, pracují nepřetržitě a nedělají chyby," vysvětluje Adam Kapala, Solution Architect ve společnosti Atos.
Obohacení RPA o umělou inteligenci umožňuje automatizovat finanční a účetní procesy, které dříve vyžadovaly lidský zásah. Inteligentní řešení může například předpovídat budoucí růst prostřednictvím analýzy historického výkonu a široké škály trendů a tržních proměnných. Díky tomu lze zvýšit efektivitu firmy, ušetřit a ještě umožnit zaměstnancům věnovat se kreativním činnostem. „Na trhu je vícero druhů RPA systémů, je proto vhodné poradit se se zkušeným partnerem, který vám dokáže pomoci s výběrem systému nejlépe odpovídajícímu potřebám vaší firmy," radí Adam Kapala, kde nejlépe začít.
Roboti dokážou pracovat s několika programy najednou
RPA robot je jednoduše inteligentní software, který ovládá aplikace na PC stejně jako běžný uživatel, tj. používá stejná rozhraní jako člověk. RPA roboty si můžeme představit jako virtuální pracovníky, kteří vykonávají nudné, rutinní úkoly, které by normálně vykonávali zaměstnanci. Vhodným příkladem takového řešení je například IBM Robotic Process Automation - Automation Anywhere. Inteligentní roboti mohou provádět procesy zahrnující více programů, systémů, více cloudových řešení, a dokonce i služeb SaaS (Software-as-a-Service). „Softwaroví roboti se dynamicky adaptují na uživatelská rozhraní stejně jako lidé. A navíc lze každou akci, kterou provede robot, automaticky zkontrolovat," upozorňuje na výhodu Adam Kapala. To zaručuje větší náhled na kvalitu, efektivitu a účinnost procesů a má za následek snížení počtu lidských zásahů a nižší míru chybovosti.
Virtuální pracovníci jsou ideální pro reporting či zaznamenávání procesů
Inteligentní roboti nacházejí uplatnění především ve vyplňování formulářů, reportingu, kopírování údajů z jednoho systému do druhého, párování a ověřování správnosti faktur a podobné administrativní činnosti. Často tak bývají nejprve nasazeni v účetních, finančních a auditních odděleních nebo v oblasti HR, compliance či archivace dokumentů. Dokážou tak urychlit interakci se zaměstnanci i zákazníky a zrychlit poskytování vašich služeb. Své využití naleznou ale i ve výrobních podnicích, například mohou vytvářet kusovníky, a to včetně ověřování dostupnosti komponent a jejich kompatibility. Roboti se ale mohou zapojit i do procesu vývoje produktů: zatímco lidé kreativně vymýšlejí nové nápady, robot automaticky zaznamenává data a může je i analyzovat. Tým tak ušetří mnoho práce s vykazováním procesu, nic se neztratí a nezapomene, zpětná kontrola nebo návrat ze slepé uličky je snazší.
Nedigitalizované podklady? Žádný problém
Inteligentní řešení RPA může extrahovat nestrukturovaná data z naskenovaného dokumentu prostřednictvím funkce OCR (optické rozpoznávání znaků), dokáže stanovit, jaký typ informací dokument poskytuje, a pak použít příslušná data ke spuštění procesu, jako je např. generování faktury nebo žádost o souhlas s platbou. Inteligentní robot umí pochopit dokonce i nestrukturovaná data z e-mailů, obrázků a PDF, a dokonce dokáže zvládnout některé změny i bez školení - to se týká například aktualizací používaných aplikací.
Vysvětlete zaměstnancům, že roboti je nemají nahradit, ale pomáhat jim
Lidský faktor je stěžejní, a proto je potřeba, aby partner kromě implementace nabízel také spolupráci a podporu. Ideální je již od prvních dní spolupracovat s vašimi interními týmy na návrhu a vývoji robotů. Vyberte zaměstnance, kteří budou moci vytvářet vlastní roboty. „Naučíme je snadno vlastní roboty navrhovat i uvádět do provozu, aniž by museli mít znalosti o programování. To umožňuje například řešení IBM Business Process Management," popisuje průběh implementace Adam Kapala a vysvětluje, proč je zapojení zaměstnanců důležité: „Mohou se pak stát mentory, kteří s roboty interagují, učí je novým dovednostem, korigují je a schvalují."
Výhody zaměstnání robotů
- Snížení počtu chyb.
- Zvýšená rychlost interakce se zákazníky, dodavateli a partnery.
- Rychlejší, přesnější a nenáročný reporting.
- Zajištění ochrany osobních údajů a soukromí.
- Není nutno investovat do výměny stávajících IT systémů.
- Roboty můžete pořídit bez počátečních nákladů jako službu (As-a-service).
- Míru autonomie robotů určujete sami.
Výzkumy: úspory díky robotům
RPA ve finančním oddělení ušetří 50-70 %
V důsledku automatizace často se opakujících úkolů dosahují úspory nákladů ve finančních odděleních v průměru 50 - 70%.[1]
Podle nezávislého institutu IRPAAI - Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence může RPA ušetřit firmám 25-50 %. Atos má přímou zkušenost se specifickými pilotními projekty, během nichž bylo díky rychlé, snadné implementaci dosaženo ještě větších úspor (někdy dokonce až 80 %) a ještě vyšší návratnosti investic. Za těmito úsporami stojí kombinace několika faktorů, zejména snížení mzdové a časové režie při současném zvýšení kvality a míry plnění požadavků vyplývajících z právních předpisů (tzv. compliance).
RPA nahradí až 800 člověkohodin měsíčně
Podle institutu IRPAAI může robot - když se vezme v úvahu jeho schopnost pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu rychlejším tempem - zastat práci dvou až pěti osob pracujících na plný úvazek. A do budoucna se dá očekávat ještě vyšší úroveň produktivity, protože technologie se vyvíjejí a promítají se do čím dál důležitějších procesů. RPA může být v kombinaci s LEAN myšlením ještě efektivnější. Značných přínosů již bylo dosaženo u pojišťovacích společností, které automatizovaly své procesy škodních událostí a pojistných smluv, a tím zajistily snížení počtu zaměstnanců a provoz 24/7, aniž by to mělo negativní dopad na kvalitu nebo na plnění požadavků vyplývajících z právních předpisů.
IBM Business Process Management a RPA vedou k 30% úsporám nákladů
Evropská banka již automatizovala jednu ze svých frontendových služeb. K automatizaci využila řešení pro správu obchodních procesů, avšak potřebovala dále automatizovat i jiné úkoly vyžadující lidský zásah a omezující dostupnost těchto služeb na řádnou pracovní dobu. Díky využití RPA k automatizaci opakujících se úkolů byla banka schopna rozšířit svou pracovní dobu a vyhovět zvýšené poptávce. Navíc dosáhla 30% úspory nákladů a lepších zákaznických zkušeností.[2]
Case studies
Modernizace procesu ověření dílů: Významný výrobce automobilů spolupracoval se společností Atos na zjednodušení procesu spouštění své montážní linky. Před začátkem výroby musela firma ověřit, zda byly do systému SAP zadány správné díly. V minulosti tento proces ověření vyžadoval setkání 10 až 15 osob. Díky spolupráci s Atos implementovala firma robota, který automatizuje ověřování a eliminuje potřebu schůzek. Pokud se vyskytnou problémy s daty, robot spustí servisní ticket, který je přiřazen příslušné skupině. Robot dále odesílá souhrnnou sestavu se stavem ověření příslušnému obchodnímu týmu. Díky tomuto řešení RPA může firma efektivně spouštět výrobu a má jistotu ohledně dílů. A členové jejího týmu mají volné ruce a mohou se věnovat jiným úkolům.
Urychlení procesu převzetí vozidla do vlastnictví: Společnost Atos implementovala řešení RPA, které pomáhá zkrátit časově náročný proces vyhledání vozidla za účelem jeho převzetí do vlastnictví. Jeden robot pročte seznam vozidel připravený k převzetí do vlastnictví a pak vyšle požadavek na lokaci. Druhý robot načte aktuální pozici vozidla a poté zašle v reálném čase GPS souřadnice a adresu příslušné osobě. Díky tomu se počet zpracovaných vozidel zvýšil z 200 na 1 600 denně. Robot vykonává práci za více než 6 osob pracujících na plný úvazek a ušetří organizaci 6 miliónů USD ročně.
[1] „Robotic process automation in the Finance function of the future", Ernst & Young Accountants, 2016
[2] Na základě zkušeností zákazníků IBM.