Ve společnosti SAP Services se podařilo zautomatizovat tvorbu pracovních nabídek napříč různými zeměmi - tak, aby příslušné dokumenty i pracovní smlouvy byly vždy v souladu s místní legislativou. Na specialisty z personálního oddělení SAP pak zbývá kvalifikovanější práce, například osobní konzultace s uchazeči.
SAP Services poskytuje pobočkám SAP po celém světě podnikové služby - například personální, finanční a marketingové. Jak SAP roste, interně i akvizicemi, přijímá se stále více nových lidí. To představuje značnou administrativní zátěž v podobě tvorby pracovních nabídek a smluv. Jen pro ilustraci - v roce 2016 personální tým ze SAP Services vystavil více než 23 000 nabídek pro kandidáty ze 32 zemí. S cílem zefektivnit tuto činnost se společnost SAP Services rozhodla zavést řešení robotické automatizace.
Pilotní projekt byl realizován na jednom z hlavních HR procesů s vysokým podílem manuální práce - vytváření pracovních nabídek. Musí se zohledňovat různé druhy zaměstnanecký poměrů, samostatné právní subjekty, velikost pracovního úvazku, lokální legislativu v různých zemích a řadu dalších faktorů. „Samotná nabídka kromě pracovní smlouvy obsahuje i různé přílohy, formuláře osobních údajů a daňové dokumenty. Zpravidla jde o 5-10, v extrémním případě až o 20 dokumentů včetně jazykových mutací podle lokální legislativy," popisuje Vojtěch Švagr, který v SAP Services vede projektový tým.
Cílem projektu, který byl zahájen koncem roku 2015, bylo zautomatizovat způsob, jak „lidští" specialisté vytvářejí pracovní nabídku, naučit softwarové roboty používat všechny lokální pracovní postupy, vzory pracovních nabídek, příloh či daňových formulářů. K tomu bylo nejprve třeba standardizovat a zjednodušit veškeré používané dokumenty. Po šesti měsících se dospělo do fáze testování a ladění. V květnu 2016 se systém začal používat ve 4 zemích a tým 50 lidí začal generovat pracovní smlouvy s pomocí robotů, kteří bez přestání zpracovávají vstupní soubory se zaměstnaneckými daty a během 5-10 minut vytvoří pracovní nabídku, bez vlivu na ochranu osobních údajů. Příslušné procesy se zrychlily, ubylo chyb a zefektivnilo se zastupování lidí v době nárůstu požadavků nebo dovolených
„Celková přidaná hodnota obnáší ušetřené desítky až stovky hodin lidské práce, která dříve směřovala do opakujících se manuálních úkonů," dodává Vojtěch Švagr. „Efektivita se zvýšila hned několika způsoby. Dříve jsme používali v souladu s pravidly auditu kontrolu druhou osobou, což ale celý proces značně prodlužovalo. S automatizací se také vyhýbáme lidským chybám, protože robot funguje přesně podle daných pravidel. Lidé si ponechali takové činnosti, jako je práce s výjimkami, osobní komunikace s kandidátem a jinými odděleními."
SAP chce robotickou automatizaci vytváření pracovních nabídek nasazovat postupně i v dalších zemích a letos takto plánuje vytvářet až 60 % objemu pracovních nabídek. Zároveň se část projektového týmu školí, jak software adaptovat na podmínky dalších zemí, či jiných procesů. Do budoucna bude pak možné zautomatizovat de facto jakýkoli manuální proces, bez nutnosti zapojení specialistů z IT oddělení.