Ostravská firma 3E Projekt se 160 zaměstnanci začala používat cloudovou službu Invoice Flow od Gritu. Ta jí umožňuje automatizovaně zpracovávat přijaté režijní faktury a faktury za služby. Díky nasazení Invoice Flow společnost ušetřila dvě nová pracovní místa a výrazně zrychlila zpracování dokladů.
Ještě před rokem chodila do společnosti 3E Projekt, která se zabývá pronájmem nemovitostí, provozem restaurací, kasin a franšíz, část faktur poštou. „Recepční je naskenovala a vložila do informačního systému Premier. Účetní ručně opsaly údaje a teprve poté faktury zaúčtovaly. Celý proces byl neefektivní a zaměstnanci při něm často chybovali," popsala výkonná ředitelka 3E Projekt Šárka Macurová.
Proto se management firmy rozhodl nahradit papírové doklady elektronickými a vše zpracovávat automaticky. „Vybrali jsme si cloudovou službu Invoice Flow od firmy Grit. Už z dřívějška jsme měli s tímto dodavatelem dobrou zkušenost, protože používáme jeho řešení Orion, který nám zajišťuje EDI komunikaci," sdělila Šárka Macurová.
Po nasazení Invoice Flow se kompletně změnil systém práce. Faktury si nyní nechávají v 3E Projekt posílat pouze elektronicky. Umělá inteligence v Invoice Flow z pdf a dalších souborů automaticky vytěží údaje, takže odpadá přepisování. Zodpovědné osoby faktury elektronicky schválí a pak účetní jednoduše odešlou dokumenty do informačního systému.
Řešení Invoice Flow má i řadu dalších funkcí. „Například umožňuje rozúčtování položek na libovolná nákladová střediska nebo přiložení dokumentů jako výkazy, dodací listy nebo fotky. Firmy mají přehled o svých závazcích a systém za ně hlídá data splatnosti," popsala produktová manažerka řešení Invoice Flow Kateřina Líbalová.
Invoice Flow se ve společnosti 3E Projekt osvědčil. „Jak roste náš byznys, narůstá i množství přijatých faktura a díky Invoice Flow jsem nemuseli obsadit dvě nová pracovní místa. Také jsme odstranili lidské chyby a faktury už nepotřebujeme skladovat fyzicky. Máme je v Invoice Flow v elektronickém archivu," uvedla Šárka Macurová.