Investice do podnikového informačního systému (ERP) je imperativem současnosti. Skoro se zdá, že firma bez ERP nemůže existovat. Jeho přínosy pro řízení podniku jsou ve většině případů nesporné a zásadní, zavést jej je ale finančně i časově náročnou záležitostí. Nejde totiž pouze o nákup univerzálního softwaru/hardwaru, ale o výsledek společné práce dodavatele systému se zákazníkem. Jak by tedy měla firma při výběru a implementaci ERP postupovat? Na tuto i další otázky nám odpověděl Martin Bubeníček, obchodní ředitel společnosti DC Concept, a. s., která vyvíjí informační systém QI. Jaké máte ohlasy od firem, které ERP ve spolupráci s Vámi zavedly? Co se podle nich díky jeho zavedení v chodu firmy zlepšilo? Praxe potvrzuje, že v drtivé většině případů je implementace ERP pozitivním přínosem. A nejvíce ve firmách, které se dostaly na strmou růstovou trajektorii. Přibývá zakázek, výběrová řízení mají stále náročnější kritéria, je třeba řešit stav skladu a expedici, zákazníci mají individuální požadavky, roste počet inovací, rozjíždí se e-shop, vzrůstá potřeba elektronické výměny dat… Právě v těchto situacích podniky nejčastěji narážejí na problém, kdy forma sdílení a předávání informací mezi jednotlivými oblastmi pokulhává a brzdí potenciální dynamiku. Typickou situací je, že stávající informační platformy neumějí akcentovat nové požadavky trhu a rozvoje podniku. Nelze do nich promítnout inovační aktivity, neumějí efektivně komunikovat se zákazníkem. Není výjimkou, že firma používá řadu různě starých systémů, které mezi sebou nejsou propojeny a zaměřují se jen na dílčí agendy. Podnik je tak informačně rozdělen na řadu izolovaných „ostrovů“, z nichž každý sleduje svá data a především své cíle. Ve fotbalové terminologii by se tato situace dala nazvat řadou sólistů, kteří ale nemají celkový tah na bránu a neumějí vstřelit gól. Velkým nedostatkem bývá, že zastaralé systémy nedovedou vůbec reflektovat specifika oboru, v němž firma podniká. Zcela jiné potřeby a požadavky totiž mají strojírenské firmy, potravináři, síťová odvětví (například vodárenství), obchodníci nebo poskytovatelé služeb. Jak se změní situace po implementaci špičkového ERP například ve výrobním podniku? Výrobní firmy si moderní softwary nejčastěji pořizují proto, aby zlepšily využití kapacit strojů i pracovníků a díky tomu zvýšily produkci, snížily chybovost všech činností v rámci podporovaných procesů a efektivně sdílely firemní know-how. ERP systémy také zrychlují výpočty cenových kalkulací, což firmám umožňuje pohodlně rozšířit manévrovací prostor při tvorbě nabídek – výsledkem je zvýšení úspěšnosti ve výběrových řízeních a eliminování prodeje pod nákladovou cenu. Špičkový ERP by měl v ideálním případě propojit všechny podnikové agendy do jednoho srozumitelného a přehledného celku a zároveň by měl pokrýt specifické oblasti související s činností firmy. Samozřejmostí je pak průběžná aktualizace a možnost úprav či doplnění. Právě tomuto „ideálnímu“ stavu ale předchází proces implementace informačního systému. Co jsou podle Vás klíčové faktory správné implementace ERP? Vlastní implementaci je třeba řídit tak, aby byla návratnost investic do ERP systému co nejrychlejší. Plynulý a ekonomický přechod na ostrý provoz z velké části závisí na otevřené komunikaci mezi zákazníkem a dodavatelem informačního systému. Základním kamenem pro precizní implementaci je tedy oboustranná důvěra zúčastněných subjektů a jejich součinnost. Důležité je, aby obě strany vnímaly zavádění ERP systému jako společné dílo a dopředu si nastavily principy komunikace a řízení. Zásadní je individuální přístup ke každému zákazníkovi – jedině podle pravdivých a přesných informací o chodu firmy může dodavatel definovat přínosy i náklady a zákazníka tak detailně připravit na nový ERP systém. Na základě získaných informací potom závisí rozsah řešení, podle kterého se bude řídit i implementace. Jaká by měla být posloupnost úvah firmy, která vážně přemýšlí o zavedení ERP? Především je třeba se oprostit od přístupu typu „mají to všichni, tak já to chci taky“. Firma, která zvažuje zavedení ERP, by měla mít alespoň rámcovou představu, proč vlastně systém potřebuje a jaké přínosy od něho očekává. Prvním krokem je zmapování stávajících firemních procesů a jejich přenesení do schémat, která poté slouží k parametrizování a optimálnímu nastavení ERP systému. Erudovaný dodavatel si musí poradit s každým zákaznickým požadavkem. Aktuální tendencí je jednotné řešení pro celou firmu – tedy řízení chodu společnosti od otevírání dveří přes vydávání obědů až po pokročilé plánování výroby a užívání nástrojů pro finanční analýzu. Dalším trendem je projektově řízená zakázková výroba. Ve většině organizací totiž probíhají vedle procesního řízení složité jednorázové akce, které je nutné vést projektově. I přesto, že jsou přínosy projektového řízení neoddiskutovatelné, nebývá součástí většiny ERP systémů na českém trhu. Můžete uvést nějaké příklady prospěšnosti ERP z praxe? Příklady z praxe ukazují, že promyšlená a kvalitní implementace ERP přináší skutečně nezanedbatelné úspory. Například společnost Tokoz, která je největším českým výrobcem visacích zámků a také dodavatelem komponent pro automobilový průmysl, nahradila před několika lety naším systémem QI do té doby 8 využívaných informačních platforem. QI nyní v Tokozu pokrývá většinu procesů – kompletně spravuje oblasti CRM, SCM, e-businessu, řízení projektů, servisu a údržby, ekonomiky, mezd a lidských zdrojů i majetku. Speciální kapitolou je řízení výroby, které v Tokozu podporuje APS integrované v QI. Díky tomuto nástroji pokročilého plánování výroby zákazníci znají přesné termíny dodání, sklady hlásí rychlou obrátku zásob a dílna rovnoměrně využívá svoji kapacitu. Nyní v Tokozu s QI pracuje současně i 180 uživatelů. Ale hlavně: výsledkem jsou roční úspory ve výši 7 milionů Kč. QI je primárním systémem také u výrobce autobusů SOR Libchavy. Řídí většinu jejich firemních procesů, proto jsou na něj kladeny vysoké nároky. Přestože je obecně jednodušší implementovat už hotové funkcionality, využívají mnoho jedinečných úprav, které podnik vyžaduje. Specifické požadavky byly řešeny přímo v informačním systému speciálním nástrojem QI Builder, který umožňuje vyvíjet a upravovat aplikace rychle a za plného provozu. Mezi jejich speciální přání patřily například plán výroby skeletů a autobusů, změnové řízení, konfigurátor autobusů, zpřístupnění technické dokumentace přes QI, vykazování práce zaměstnanci, evidence poruch autobusů a komunikace s Autodesk Vault. Má ERP vůbec nějaká omezení? Sebelepší podnikový informační systém neumí vyřešit zcela zásadní otázky fungování jakékoli firmy. Mám produkt, o který je na trhu zájem? Umím jej vyrábět a prodávat nebo poskytovat služby se ziskem? Mám kvalifikované zaměstnance a dokážu je motivovat? Pokud nějaká společnost nemá smysluplnou náplň činnosti a nesplňuje alespoň základní podmínky efektivity, ERP ji z toho rozhodně „nevytáhne“. Petr Jechort