Systém řízení jakosti – Quality Management System – není dnes nutný pouze pro velké firmy. Kvalitu svých produktů a své práce musejí v dnešní době velmi pečlivě sledovat a řídit i malé a střední firmy. IT nástroj označený zkratkou QMS, který se používá v rámci ERP systému, je pro tento účel dokonalým pomocníkem. Dlouhodobým sledováním a vyhodnocováním informací nasbíraných díky QMS je možné odhalit a účinně napravit špatné postupy, jako jsou například: ❱❱pracovník nečte návod a práci vykonává, jak byl z dřívějška zvyklý, což může být při změně postupu zcela špatně; ❱❱používají se nesprávné (vadné, jiné) pracovní pomůcky; ❱❱pracovník se snaží splnit normu, ale na úkor kvality (to znamená, že firma zaplatí víc za práci a poté také víc za opravy vadných kusů). U složitější výroby je díky sledování kvality a např. sběru dat ze strojů umožněno monitorovat a vyhodnocovat velké množství důležitých informací, mj. v jakém režimu běžel stroj a jakou měl v tomto režimu zmetkovitost. Přínos se projeví především při sledování technologií, které vyžadují částečně nebo plně empirické nastavování. Z pohledu certifikací Stěžejní význam má využívání QMS také pro certifikaci ISO. Dnes již lze celý proces vedoucí k výslednému certifikátu realizovat plně elektronicky. To je oproti minulosti velká výhoda, protože se snižuje potřeba „papírování“ a negativní vliv lidského faktoru. V rámci QMS máme k dispozici veškeré normy a pokyny. Ve chvíli, kdy dojde k auditu (a to nejen k certifikačnímu, ale například také odběratelskému), probíhá vše v klidu a rychle. Z pohledu obchodu Kvalitu tedy nelze zanedbávat ani v oblasti obchodu. Vhodným řízením na úrovni dodavatelsko- odběratelských vztahů je možno získat mnoho velmi užitečných informací a jejich využitím výrazně zvýšit spokojenost zákazníků. Například podle reklamací se dají vysledovat nekvalitní dodávky a následně vyhodnotit, co a jakým způsobem je třeba napravit. Podobně při nákupu lze prostřednictvím QMS vyhodnocovat dodavatele a vyloučit ze spolupráce ty méně kvalitní nebo s nestabilní kvalitou dodávek. Jak, na co, čím… Podívejme se nyní na příklady konkrétních agend, které systém řízení kvality v rámci ERP dokáže řešit. Jako první zmíníme agendu „Reklamace“. Ta umožňuje evidovat veškerý proces řešení tzv. pasivní reklamace, tedy té, kterou uplatňuje odběratel vůči vaší organizaci, a též reklamace aktivní, kterou uplatňuje vaše organizace vůči svému dodavateli. Máte možnost neprodleně analyzovat problémy a přijímat nápravná opatření. A o stavu řešení máte online přehled. Pracujete-li se zařízeními, využijete agendu „Údržba strojů a zařízení“. Díky ní máte k dispozici plán revizí a plánování údržeb. Tato funkce dokáže zpětně zjistit, který pracovník a kdy údržbu prováděl a samozřejmě např. jaké náhradní díly potřeboval, přičemž plán lze připravit i dopředně. Přínosem je sledování nákladovosti jednotlivých zařízení. V rámci agendy s názvem „Správa měřidel“ lze evidovat a plánovat péči o měřidla (kalibraci, kontrolu atd.). Mnoho podniků tuto problematiku řeší samostatnou neprovázanou papírovou nebo excelovou evidencí. Přichází tak o možnost pohodlného plánování práce s měřidly. Správné použití znamená konec ničení měřidel a pomůcek. Agenda „Vztahy s obchodními partnery“ zajišťuje evidenci a přehledy týkající se jednotlivých dodavatelů a odběratelů. Například zajistí informace, jako jsou platební morálka, dodržování termínů dodání a podobně. Každodenní náplní práce všech obchodníků je „Řízení nabídek a poptávek“. Řízení tohoto procesu v QMS umožňuje uživateli přehledně kdykoli zjistit stav a především rychle vyhodnotit nejlepší možnou variantu. V části „Řízená dokumentace“ nabízí QMS možnost přiřazování jednotlivých stavů konkrétním dokumentům, včetně návrhů modifikování a jejich verzování. Důležitou výhodou je možnost elektronické diskuze nad návrhy změn v nových verzích dokumentů před schválením. Do evidence další agendy – „Řízení auditů, neshody“ – jsou zahrnuty audity interní i externí, a to jak zákaznické, tak dodavatelské i certifikační. A samozřejmě také interní neshody, tedy neshody vzniklé ve vlastní organizaci. Kvalitní pomocník pro kvalitního manažera Po přečtení tohoto článku by mohli manažeři nabýt dojmu, že ve chvíli, kdy si pořídí informační systém, jehož součástí je QMS, mají vystaráno. To samozřejmě není tak docela pravda. QMS je dokonalý nástroj, ale ani ten nejdokonalejší nástroj, pokud se nepoužívá správně, není takovým přínosem, jakým by být mohl. Stejně tak jako špičkový automobil z vás neudělá špičkového řidiče, ani sebelepší software nebude firmu řídit za vás. Jan Mlejnsk ý, produktový manažer pro výrobu; Informační systémy HELIOS, Asseco Solutions , a. s.