Systém na podchycování nápadů
Je neuvěřitelné, jak mnoho dobrých nápadů mají lidé ve firmách. Různě kvalitních. Budoucnost firem je závislá jen na těchto nápadech. Jsou téměř zdarma, okamžitě k dispozici. Žel, většina firem dělá řadu školáckých chyb, jimiž nápady zaměstnanců navždy ztrácí:
- Management si myslí, že je nejchytřejší a vše ví nejlépe, tím pádem žádné dobré nápady ze strany zaměstnanců neočekává. Když je neočekává, zaměstnanci si je nechávají pro sebe.
- Firma nemá vytvořen systém záchytu nápadů.
- Často je za zlepšovací náměty odpovědný člověk nepřející nebo apatický.
- Firma neumí nápady posuzovat v jejich syrové – nehotové podobě, neumí se doptávat na podstatu i podrobnosti. Vedení často očekává, že jim na „stříbrném podnose“ zaměstnanec naservíruje dokonale popsaný a implementačně vyvedený nápad do posledního šroubku.
- Neumí se lidí vyptávat a provokovat k nápadům větami typu: „Hele Franto, ty jsi takový náš kreativec, mohl by ses zamyslet nad tímto problémem?“
- Firmy často odmítají nápady, které neřeší aktuální problém. Dokonce si je ani nezapíšou. Opravdu velkým problémem je, že nikdo v podniku nechápe, že určitý nápad v jiném kontextu může být vyloženě „zlatým dolem“. Nikdo nesbírá tzv. neaktuální nápady a nikdo si neuvědomí, že obvykle stejná myšlenka člověka znovu už nikdy nenapadne. Když zapadne, je nenávratně ztracena.
- Chybí databáze nápadů, chybí podniková funkce „chief knowledge officer“, který by zpracovával a vedl banku nápadů (v jednoduché excelovské tabulce).
- Při brainstormingu vzniká mnoho nápadů, které momentálně nejsou zajímavé a vždy skončí v koši jako odpad. Často jde o cenné podněty, jejichž cena se v odpadcích nikdy neobjeví. Pokud by byly všechny nápady zaznamenány v bance nápadů, mohly by v jiné době – v jiném kontextu zazářit a přinést maximální užitek v podobě vysoké přidané hodnoty.
- Firemní odborníci nejsou zvyklí dívat se na nápady v jiných odvětvích a oborech a inspirovat se jimi z hlediska podobnosti principů. Neumí převzít řešení principu z jiného oboru a modifikovat je na svůj problém. Například chirurgové z londýnské královské lékařské společnosti se učili sehranosti týmu při operaci sledováním videa práce mechaniků v depech při závodech F1.
To vše musí firma odstranit a napravit. K tomu musí vedení firmy vybudovat nějaký jednoduchý a účinný systém na podchycování nápadů. Jakmile firma několikrát pomine nebo nešetrně odmítne něčí nápad, pak se tento zaměstnanec uzavře a přestane nápady přinášet. Často se stává, že firma řeší nějaký závažný problém, někdo z pracovníků zná řešení, ale z pocitu křivdy je už nenabídne. A firma tím přichází o význačné prostředky – o přidanou hodnotu.
JAK TEDY POSTUPOVAT?
- Musí být jmenován člověk, který požívá všeobecné úctě a důvěry, aby systém zpravoval. Není to funkce pro kohokoliv. Často se stává, že se to svěří někomu, kdo na to nemá předpoklady. Ostatní, ti schopní, „dělají ty velké věci“ – zajišťují výrobu a nemají čas na takové věci. Avšak v tomto se skrývá ohromná přidaná hodnota, v tom je budoucí nárůst tržeb.
- Pověřený pracovník musí mít kompetence rozhodovat.
- Musí sezvat lidi, kterým důvěřuje a vytvořit systém na podchycování nápadů.
- V informačním systému podniku musí vytvořit nějakou databázi nápadů, kde se budou zapisovat všechny dobré nápady, které mohou nějak souviset – i vzdáleně, z časopisů, z internetu, z knih, z porad, z mítinků zaměstnanců, z vlastních úvah, postřehy klientů, dodavatelů, návštěv apod.
- Jde o vybudování dvou systémů záznamů: jeden na dlouhodobé a zatím ne ihned využitelné nápady a druhý na konkrétní zlepšovací nápady, které se mohou brzo realizovat. Oba tyto systémy mohou být prostupné a přesouvat nápady mezi nimi.
- Vytvoří systém podchycování zlepšovacích nápadů, které jsou nějak aktuální, může být i v sešitové či jiné papírové podobě.
- Každý nápad by měl být formálně zaznamenán do podnikového intranetu či v malých firmách do knihy nápadů. Do systému jen napíše člověk k tomu určený nebo i mistr či jakýkoliv vedoucí. Možnost editace by měl mít jen správce systému.
- Pracovník odpovědný za inovace by vždy měl poděkovat a informovat zaměstnance, jak se s jeho nápadem naloží.
- Pokud je nápad složitější povahy, sezve si k posouzení nápadu další odborníky a pak o něm vydá rozhodnutí.
- Je moudré, aby se zaměstnanec, který s nápadem přišel, stal členem realizačního týmu, protože bude mít největší zájem na jeho realizaci.
- Každý nápad by měl být odměněn nějakou malou částkou v řádu stokorun (např. za každý nápad 500 Kč). Jde o tzv. rychlé peníze, které jsou motivační. Čekání na zdlouhavé vyhodnocení přínosu je často demotivující.
- U velmi významného přínosu by měl zaměstnanec dostat podíl z přínosu.
- Nejlepší nápady by měly být zveřejněny na jakési tabuli cti. Firma by měla vyhlašovat nejlepší zlepšovatele a inovátory roku.
Systém na podchycování nápadů by měl být jednoduchý, rychlý, efektivní, pružný, věrohodný. A musí být funkční součástí ostatních částí inovačního prostředí, které také musejí být funkční. Funkčnost systému by se měla pravidelně co čtvrt roku vyhodnocovat a rychle přijímat opatření ke zlepšení. Tato oblast by měla spadat přímo pod nějakého top manažera, nejlépe pod takového, který podporuje dobré nápady a je sám inovativní.
Karel Červený MSc., MBA Talent Innovation