Paretovo pravidlo v životě manažera
Jak už jsem se minule zmínil, Paretovo pravidlo je o efektivitě. Všude a ve všem. Myšlení podle pravidla 80/20 je myšlení, které vede k úspěchu, spokojenosti a prosperitě. Nevyučuje se na školách, přestože jeho všeobecná znalost by postupně vedla k vymýcení šlendriánu, korupce, zločinu, plýtvání apod. Manažeři se ho musejí učit sami z knih a své zkušenosti.
NEROVNOVÁHA 
Připomínám, že nikdy neplatí rovnováha 50 : 50, ale vždy alespoň nějaká nerovnováha, např. 49 : 51. Tedy nikdy nedostaneme z jakéhokoliv procesu stejně, kolik do něj vložíme. Vždy dostaneme více či méně. Záleží, zda jsou přítomny kladné – vysoce produktivní síly, které synergicky násobí účinek různých prvků v systému.
Nebo zda je přítomno několik vysoce destruktivních sil (o nichž se neví nebo se bagatelizují), které dokážou utlumit či zničit prvky dobré. Když si to vše uvědomíme, pak se naše rozhodování stává jiné než doposud. Pak už nevnímáme jen prvoplánově zřejmé aspekty, které vidí každý, ale vidíme či si uvědomujeme aspekty, které jsou zdánlivě bezvýznamné, a většina lidí si jich nevšímá.
Pokud jsme vnímaví a známe pravidlo 80/20, pak si včas všimneme jemné náznaky příležitosti nebo hrozby. Jednu naplno využijeme, druhé se vyhneme.
MALÉ PŘÍČINY – VELKÉ NÁSLEDKY
Něco velkého nakonec vždy pochází z něčeho, co bylo zpočátku malé. Malé příčiny, nenápadné myšlenky, nenápadná změna životního stylu části obyvatel, malé produkty, malé firmy, malé systémy, malé trhy: všechny jsou často začátkem něčeho velkého. Přesto si to málokdy uvědomujeme. Vezměte si například,
o čem obvykle píší noviny. Všímají si chyb politiků, kdo co kdy řekl či udělal. Všímají si věcí pomíjivých, jepičích. Za pár měsíců o nich ani pes neštěkne. Opravdu důležité zprávy o trendech, inovacích, objevech
a vynálezech, ty bývají na čtvrté až osmé straně jako nenápadná noticka. Přitom objev v materiálovém inženýrství naprosto změní tvář světa. Díky tomuto mediálnímu vidění světa se obvykle soustředíme na masu toho, co již existuje, nikoliv na slabě zřetelný trend, projevující se v drobných fenoménech. Vždy si toho povšimneme až tehdy, kdy je to velké a zřejmé. Když se růst zpomaluje či zastaví. Jen několik jedinců, kteří včas zachytí růst v jeho počátcích, vydělá ohromné jmění.
Malé příčiny, nenápadné myšlenky, nenápadná změna životního stylu části obyvatel, malé produkty, malé firmy, malé systémy, malé trhy: všechny jsou často začátkem něčeho velkého. |
ČAS A EFEKTIVITA
Nejvíce můžeme tajemství pravidla 80/20 vidět ve využívání času. Jsme-li v situaci, že si sami určujeme, kdy co uděláme, pak si představme situaci. Máme za den 10 hodin disponibilního času, za který vyprodukujeme 100 procent efektů. Podle Paretova pravidla ve 20 procentech času uděláme 80 % efektů. Ne v prvních dvou hodinách, to jen tak graficky vypadá. Co je alarmující, že v 8 hodinách uděláme jen 20 procent efektů. Tedy čas jsme rozmělnili na málo efektivní činnosti, jako jsou emaily, telefonování, plkání s někým, nesoustředěností, hledáním podkladů apod.
Řešením je uvědomit si, co vede k efektivitě a ke ztrátám. Co je cílem, co a v jaké podobě a kým je vyžadováno. Měli bychom pro klienta či šéfa dělat na 120 procent. Tedy tak, aby byl nadmíru spokojen. Ne dřít mnoho hodin do večera, ale překvapit výsledkem, který by nečekal. Místo dřiny se soustředit, uvést se do stavu „flow“ a dokončit úkol i s detaily. Vždy bychom měli sledovat „důležitou menšinu sil a okolností“.
ZHODNOCOVÁNÍ ZDROJŮ
Podnikatelé i trhy přesouvají zdroje z málo efektivních oblastí do míst, kde produktivita a výnosy jsou vysoké. Ale i tak dochází často k plýtvání, protože často 80 procent zdrojů vytváří jen 20 procent hodnoty. Tento poměr je třeba převrátit tak, aby malé množství zdrojů přinášelo ohromný užitek.
LIDÉ, KTEŘÍ PŘINÁŠEJÍ HODNOTU
Doposud panoval v managementu názor, že nejprve si podnikatel musí určit cíl, a teprve potom shánět skvělé lidi. Dnes se pomalu razí opačný postup – vyberte si skvělé lidi a pak hledejte, co s nimi budete podnikat
(J. Collins: Jak z dobré firmy udělat skvělou). Těch pár vynikajících lidí ve firmě vytváří mnohem vyšší hodnotu, než si smějí odnést. Mnoho zaměstnanců velkých firem, si domů odnáší více, než vyprodukují. Je to dáno tím, že se mohou schovávat za tarifní systémy a kolektivní odpovědnost.
Manažeři často nemají odvahu kontrolovat přínos každého podřízeného, mají své oblíbence, kterým leccos projde, jiní zase více o své práci mluví, než dělají a budí dojem přepracovanosti. Účetní systémy korporací jsou nepřítelem spravedlivých odměn, protože umějí zastřít, odkud skutečně peníze pocházejí, kdo se na čem jak podílel. To působí jako demotivátor na ty poctivé, kteří díky nespravedlnosti, jež neumějí vyřešit, ztrácí „drive“ a hledí si jen svého. Nechodí s nápady na inovace, na zlepšení, na odstranění ztrát. V malé organizaci majitel každého zná a umí ohodnotit jejich přínos. Proto se doporučuje, aby se firma, která dosáhla 300 zaměstnanců, rozdělila na dvě části.
Je zajímavé, že nejlepší společnosti na světě nejsou ty, které září v článcích časopisu Forbes či jejichž CEO se usmívají z obálek časopisu TIME. Podle knihy Jak z dobré firmy udělat skvělou jsou to obvykle nenápadné firmy, které nepřetržitě po dobu 15 let dokážou držet cenu akcií nadhodnocenou čtyř až sedminásobně. Ty nejvíce uplatňují pravidlo 80/20.
Jak se naučit Paretovsky myslet?
» Úspěšná inovace je mnohem produktivnější než status quo; musí být. Jakmile je překročen určitý bod, není možné hybné síle inovace odolat. Úspěch jednotlivce, firmy, národa, nespočívá tolik v objevení něčeho nového, co je možné prodávat, ale v rozpoznání bodu, v kterém se inovace stane neodvratnou a pak ji zrealizovat.
» Myslete asymetricky. Očekávejte nečekané. Očekávejte, že 20 % se bude rovnat 80 %.
» Očekávejte, že všechno – váš čas, firma, trh, i každý člověk má kvalitních 20 procent tvořících jejich podstatu, sílu a hodnotu, tedy že malá část se vším dobrým je schována v mase průměrnosti. Hledejte těch 20 procent.
» Hledejte neviditelných 20 procent, která jsou schována pod povrchem. Jsou tam, najděte je. Odměnou vám budou nečekané úspěchy.
» Očekávejte, že zítřejších 20 procent bude jiných než dnes. Co je zárodkem, semínkem, z něhož vyroste zítřejších 20 procent? Kde jsou ta 3 procenta, která ještě včera byla jedním procentem?
» Naučte se ze svého myšlení vytěsnit oněch 80 %, mezi něž patří jednoduché odpovědi, samozřejmé skutečnosti, viditelná masa, konvenční pravdy, mínění dočasných autorit, obecně přijatý konsensus. Nic z toho není tím, čím se zdá být, a nezaslouží si takovou váhu, jakou má. Těch 80 procent jsou překážky, které vám brání vidět oněch 20 procent, jež je zakrývají. Obejděte tyto ošklivé překážky, dívejte se skrze ně, nad ně a pod ně. Předstírejte, že neexistují. Odtrhněte pohled od překážek a soustřeďte se na vzácných 20 procent.
» Kdykoliv si povšimnete „20procentní“ činnosti, utečte k ní, obklopte se jí, ponořte se do ní, patentujte si ji, staňte se jejím expertem, jejím vyznavačem, nejvyšším knězem, partnerem, tvůrcem, propagátorem, neoddělitelným spojencem. Získejte z ní co nejvíce. A jestliže to přesahuje vaší představivost, musíte si ji v imaginaci rozšířit.
» Využijte všech zdrojů, které máte k dispozici – talentu, peněz, přátel, obchodních spojenců, přesvědčování, dobré pověsti, své organizace, čehokoliv, co máte či můžete použít, abyste uchopili, zvětšili a využili každých významných 20 %, s nimiž se setkáte.
» V hojné míře využijte spojenectví s ostatními lidmi, ale spojujte se pouze s 20procentními lidmi a s těmi 20 procenty z nich, kteří představují mocné spojence. Pak se snažte, aby se vaši spojenci spojovali s dalšími „20procentními lidmi“ a jejich 20 procenty.
» Kdykoliv to bude možné, převeďte zdroje z „80procentních“ činností do „20procentních“. Zisk bývá mimořádný, protože jde o účinnou páku. Jde o čas, peníze, lidi, podporu, povzbuzení, cíle i smysl práce.
» Inovujte „20procentní“ činnosti. Ukradněte „20procentní nápady“ odjinud, z jiných produktů, od jiných lidí, z jiných odvětví, jiných oborů a firem, z jiných zemí. Používejte adaptace principů ve vašich podmínkách. Uplatněte je na vašem „dvacetiprocentním“ políčku.
» Nemilosrdně odstřihněte 80procentní činnosti. Tyto činnosti vytlačují „20procentní“ činnosti. „80procentní“ spojenci zaujímají místo „20procentním“. „80procentní“ aktiva berou peníze „20procentním“. Když jste v „80procentních“ organizacích, často nemůžete dělat „20procentní“ činnosti. Duševní energie vyplýtvaná na „80procentní“ činnosti pak chybí na ty „20procentní“. „80procentní“ vztahy vám berou čas a pozornost, které byste mohli věnovat „20procentním“. Atd.
Tato tvrzení a výzvy jsem citoval z knihy Richarda Kocha: Pravidlo 80/20. Denně nad nimi přemýšlejte, zkuste je aplikovat na vše, co vás potká a osloví. Ale moudře. I v tomto případě se člověk může dostat do fanatického vidění nebo ke scestným matematickým úvahám. Příště si uvedeme více praktických příkladů používání Paretova pravidla ze života manažerů, politiků i firem.
PhDr. Karel Červený, MSc., MBA, vedoucí lektor kurzu rozvoje kreativity a inovačního myšlení MBC