Správa dokumentů se stala ve všech firmách a organizacích základním článkem moderního řízení. Je to páteřní systém, kde se setkávají, ukládají a vytvářejí všechny dokumenty, které organizace přijme či zhotoví. Jde o získání naprostého přehledu o toku a uložení informací ve firmě s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu všech dat.
Firemní dokumenty jsou digitálním zlatem, v němž se ukrývá kompletní know-how. Zaměstnanci, vývoj a výroba, obchod, prodej a účetnictví. Naprosto klíčové informace je nutné bezpečně, přehledně a jednoduše distribuovat napříč společností. Představte si, jak ve vaší firmě denně pracujete s dokumenty. Zdlouhavě vyhledáváte? Řešíte a diskutujete, která verze projektu, smlouvy či dokumentu je ta správná? Rozčiluje vás otevřená složková struktura serveru, kde si každý založí a pojmenuje, co a jak chce? Řešením je DMS (document management system), který sjednotí správu dokumentů, a výrazně tak zefektivní práci s nimi. „DMS je proto jedním z pilířů základní informační infrastruktury každého podniku. Umožňuje centrálně řídit práci se všemi typy dokumentů s mimořádným důrazem na bezpečnost a ochranu zejména citlivých dat,“ říká Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která stojí za vývojem ryze českého DMS eDoCat, a dodává: „Přesně to je důvod, proč je třeba se na DMS dívat ne jako na podpůrný či doplňkový systém, ale jako na software, který je základním stavebním kamenem páteřní sítě, na němž stojí spolupráce s dalšími informačními systémy v celé infrastruktuře.“
Spravujte své dokumenty s DMS eDoCat
DMS eDoCat je komplexní systém, který Onlio vyvíjí na míru tak, aby byl schopen uspokojit potřeby každé firmy. Správnou implementací sjednotí firemní dokumenty do jednoho centrálního místa a umožní uživatelům skutečně efektivně pracovat. Dokumenty i jejich různé dodatky se díky metadatům snadno vyhledávají, revidují či verzují a také pohodlně distribuují po firmě. „Konkrétní uživatelé se mohou jedním kliknutím seznámit s jejich obsahem, což ocení například HR oddělení při zaškolování nových zaměstnanců. Neunikne jim tak žádná interní směrnice, ať už se týká bezpečnosti, či způsobu práce, technologické postupy či jiné důležité sdělení,“ vysvětluje dále Pavel Nykl. Není tedy potřeba dokumenty tisknout a dávat je k podpisu v papírové podobě, nebo je posílat e-mailem k vytištění. Český DMS eDoCat opakovaně potvrzuje svůj pozoruhodný výkon. Pravidelně získává ocenění v soutěži CIO Případová studie roku a dokáže v tendrech obstát i v konkurenci globálních systémů, o čemž svědčí vzrůstající počet klientů z řad významných evropských i světových firem, například z oblasti retailu, farmacie anebo výroby. Digitalizace mnohých firemních procesů spojená se snadným vyhledáváním, editací i odsouhlasením dokumentů se bezesporu vyplatí v okamžiku auditu, bez ohledu na to, zda jde třeba o interní řešení jakéhokoliv incidentu, certifikační či recertifikační audit nebo kontrolu ze strany úřadů. DMS eDoCat vám rychle vytvoří reporty přesně na míru požadavkům auditorů. DMS eDoCat zároveň garantuje, že k dokumentu nebude mít přístup nikdo, kdo jej mít nemá. „Problém složkové struktury na sdílených discích je, že se do ní může podívat každý. Může si klidně přečíst i názvy dokumentů uvnitř, jen si je nezobrazí. V DMS eDo- Cat lze nastavit viditelnost pro konkrétní skupiny uživatelů i jednotlivce a ten, kdo oprávnění přístupu nemá, složky v systému vůbec nevidí,“ pokračuje Pavel Nykl. Pro zajištění bezpečnosti práce s dokumenty je důležité, že uživatelská oprávnění řídí možnosti nakládat s obsahem. „DMS eDoCat nedovolí člověku, který nemá dostatečné oprávnění, jakkoliv nakládat s dokumentem,“ říká Pavel Nykl a upozorňuje, že zásah nepovolané osoby může způsobit významné bezpečnostní riziko. „A tomuto riziku, které může vaše podnikání výrazně a dlouhodobě poškodit během jednoho okamžiku, předejdete, pokud budete ke správě dokumentů používat systém DMS eDoCat,“ dodává na závěr.
/www.onlio.com/
