Helios Nephrite. To je název nového produktu pro velké firmy z dílny Asseco Solutions. Nový systém se v mnohém vymyká zaběhnutým vlastnostem ostatních podnikových informačních systémů. Byl totiž vytvořen přesně podle požadavků více než 400 největších českých a slovenských firem. Na to, v čem konkrétně je zajímavý a inovativní, jsme se zeptali Jiřího Brycha, produktového manažera. Prohrát jako jednotlivec, nebo vyhrát jako tým. Známá manažerská poučka se v této těžké době stává reálnější než kdy dřív. Většina firem urychluje digitalizaci nejen vnitřních procesů, ale zejména spolupráce. I my tedy nyní začneme u lidí: V čem vnímáte, že se komunikace uvnitř firem letos nejvíce změnila? Největší změna je už to, že část týmů dnes, ať už dobrovolně, či nedobrovolně, pracuje z domova. Některé firmy zrušily práci z kanceláří úplně, jiné rozdělily týmy na poloviny či třetiny a rotují je mezi kancelářemi a home officem. Jiné společnosti daly zaměstnancům na výběr, odkud chtějí pracovat, a jen pár výjimek jede jako dřív. Velká část firem také rychle nasadila nástroje jako Microsoft Teams nebo Zoom. Problém však spočívá v tom, že komunikace by měla probíhat vždy ke konkrétnímu problému a nad daným dokumentem, a pokud taková komunikace probíhá někde mimo prostředí, kde se firemní data a dokumenty nacházejí, tedy mimo ERP systém, může být neefektivní. Komplikace plynoucí z nestandardního podílu práce na dálku ale nesouvisejí s komunikací. Spousta firem musí řešit záskoky za nemocné, lidi v karanténě nebo zaměstnance na OČR. Jak jste řešili tenhle aspekt spolupráce lidí v týmech? Tyhle otázky umí řešit v zásadě každý pokročilejší ERP systém pomocí pevně nastavených procesů, workf low a uživatelských rolí. Dnešní doba je jiná možná v tom, že – jak se ukázalo už na jaře – některé zaběhnuté procesy je potřeba pružně měnit. Navíc vždy v daný moment potřebujete vědět, co se zrovna stalo a kdo má co a kdy udělat. Proto jsme v Heliosu Nephrite šli o krok dál a znázornili jsme vše také graficky. Co víc, umožnili jsme uživatelům v tomto intuitivním a graficky znázorněném prostředí také jednotlivá workflow měnit. Díky chytrému workflow tak mají všichni dokonalý přehled o všech ukončených, běžících i naplánovaných kolech schvalování a jejich výsledcích. Schvalovací procesy například dokladů lze měnit průběžně, podle aktuální potřeby. Jenže co když si někdo neví rady se samotným ERP systémem a narazí na nějaký technický problém? V kancelářích je přece jen vždycky možnost se zeptat kolegy, poprosit někoho z IT oddělení, ale co doma? Murphyho zákon říká, že cokoliv se může pokazit, to se pokazí. Nemusí jít nutně o systém, ale třeba jen o proces nebo část databáze. Správné a rychlé předání celého problému technické podpoře je nejdůležitějším faktorem, který určuje termín odstranění potíží. Proto je v Heliosu Nephrite integrován interní helpdesk. Jedním tlačítkem se odešle příslušný problém k řešení – včetně všech podrobností, hlášení, ale i auditlogu. Přiřazený řešitel má tak vše potřebné, aby mohl zahájit řešení problému. Není třeba žádné další komunikace a předávání podrobností. Navíc má systém také integrovanou telemetrii, aby IT mohlo některým potížím proaktivně předcházet a řešit je dřív, než je zaznamenají sami uživatelé. A to samozřejmě i z pohodlí domova. Zejména když celý systém vlastně může běžet v našem cloudu v rámci služby ERPort. Teď pro změnu z jiného soudku: Jednou z hlavních inovací systému Helios Nephrite je i způsob, jakým pracuje s reportingem a vyhodnocováním informací o dění ve firmě. Jak tuto problematiku vidíte z pohledu nového systému? Před zahájením vývoje Heliosu Nephrite jsme realizovali velký průzkum mezi více než 400 našimi velkými zákazníky a jeho výsledky jsme do nového systému promítli. A právě často opakovaným tématem, vyjma srozumitelnosti uživatelského rozhraní systému, týmové spolupráce apod., byla potřeba co nejlepší kontrola nad děním ve firmě. Manažeři zkrátka potřebují neustále přesná data pro svoje rozhodování. Ukázalo se, že na našem trhu je ve skutečnosti obrovská poptávka po možnosti mít k dispozici aktuální data o dění ve firmě, o produktivitě práce, vytížení jednotlivých pracovníků, stavu jednotlivých projektů – zejména pak u výrobních firem se zakázkovou výrobou – i o reálné finanční efektivitě toho, co firma dělá. Ale to přece nabízejí všechny profesionálnější podnikové informační systémy už roky… Ne tak úplně. Je pravda, že všechny pokročilejší ERP systémy s „datem výroby“ po roce 2010 to umějí velmi přesně měřit a s těmi daty pracovat. Velká řada firem tak má historicky velmi dobře zaznamenané všechny tyto údaje za mnoho let. To, co však reálně vázne, nebo přesněji před příchodem Helios Nephrite vázlo, byla schopnost dát klíčovým manažerům k dispozici aktuální přehled a interpretaci těchto dat. Proto si spousta z nich nechávala zpracovávat od oddělení controllingu dodatečné reporty, grafické interpretace trendů apod. Na to ale dnes už vůbec není čas. Týden stará data, zejména v době koronaviru, mají mnohdy tu samou hodnotu jako ta z loňského roku. Proto jsme v novém systému vše přebudovali od základů. Každý uživatel systému si teď může nastavit svůj vlastní dashboard, kde si zvolí sám pohled na data, která potřebuje, a to včetně těch z vestavěného business intelligence řešení. Máme tu navíc i samostatný modul pro finanční plánování, kde je možné sledovat všechny klíčové finanční ukazatele pro celou firmu, jednotlivá oddělení, zakázky, aktivity, nákladové okruhy apod. Management tak může v reálném čase získat přehled o skutečných nákladech a výnosech, což je zejména v době velmi rychle měnícího se kurzu koruny pro řadu českých firem klíčové. A parádní věcí je takzvaná aktivní plocha, která představuje jakousi homepage pro každého zaměstnance na míru – umožňuje rozdělení plochy systému na specifické části, ve kterých můžete vidět rozdílný obsah, třeba soupis došlých faktur, vedle aktuální finanční bilanci, v dalším okně třeba obchodní pipeline, jinde zase koláčový nebo jiný graf výkonu systému atp. – prostě nekonečné spektrum možností, které vám dají dokonalý obrázek o chodu firmy nebo vašeho oddělení během pár sekund. Velkým tématem dneška je však i sledování produktivity práce uživatelů, která prý s přechodem na home office během krize kolem koronaviru klesla v průměru o 10 až 20 %. Jak si poradil s home officem a produktivitou práce Helios Nephrite? Práce z domova je vůbec fenoménem letošního roku, na který jsme se ovšem připravili. Proto máme v Heliosu Nephrite nástroje, které umožňují sledovat efektivitu práce přímo na dashboardech, stejně jako např. vytížení strojů, naplnění kapacitního plánu výroby a jiné ukazatele. S přechodem zaměstnanců na home office se také ukázalo, že ve velkých firmách je potřeba monitorovat i stav samotného ERP systému. Proto jsme do Heliosu Nephrite přidali samostatný modul pro monitoring systému, vyhodnocování vytížení a výkonnostních charakteristik databázového i aplikačního serveru. Jako třešničku na dortu jsme přidali i modul pro interní IT helpdesk. Uživatelé systému na home office tak získají stejnou míru IT podpory pro ERP systém, jako by byli v kanceláři. Stačí jen kliknout na příslušné tlačítko, a pro IT oddělení se vygeneruje ticket, včetně aktuálního screenshotu ze systému. Pracovník IT oddělení pak může příslušnému zaměstnanci poradit úplně stejně, jako kdyby k jeho počítači přišel osobně. Takže ano, i na home office jsme stihli náš systém připravit. Jeho vývoj jsme totiž dokončovali až po odeznění první vlny. Samostatnou kapitolou je pak nativní možnost vytažení konkrétních agend do webového prostředí, takže je možné nejčastější úlohy zaměstnanců zadávat třeba z mobilního telefonu. Nedává smysl zatěžovat pracovníka, který do styku s ERP systémem přichází jen občas, plnohodnotnou verzí s plným spektrem funkcí. Jednak je nevyužije a jednak mu zbytečně tříští pozornost – proto dává smysl v tomto případě vše zjednodušit a navíc umožnit vzdálený, mobilní přístup. Jak jsme se dověděli, vaši zákazníci v rámci průzkumu také často zdůrazňovali, jak důležité pro ně je, aby uživatelé se systémem uměli pracovat a aby se to naučili rychle. Co jste udělali pro to, aby se v systému Helios Nephrite tenhle problém minimalizoval? Uživatelská přívětivost a srozumitelnost ovládacích prvků podnikového informačního systému jsou zásadními problémy už odnepaměti. Změny uživatelského prostředí bývají ve firmách tím vůbec největším zdrojem konf liktů s řadovými zaměstnanci při migracích na nové ERP systémy. My tento problém samozřejmě vnímáme, a tak jsme si řekli, že uděláme všechno pro to, abychom mu předešli. Systém proto nabízí důvěrně známé uživatelské prostředí, které využívá populární balík kancelářských aplikací Microsoft Office v podstatě již od roku 2007. Rozmístění prvků v menu má podobný vzhled i logiku, takže kdo umí třeba s Excelem nebo Wordem, ten se na Helios Nephrite rychle adaptuje. To samozřejmě také výrazně zkracuje dobu potřebnou pro zaškolení uživatelů. /PK/
