Většina tuzemských firem se domnívá, že digitalizuje. Praxe však často ukazuje něco jiného. Z průzkumu vyplývá, že řada organizací má o digitalizaci značně zkreslené představy. Přitom nesprávný sběr a integrace získaných dat jim brání v plném využití jejich byznysových plánů.
Z údajů společnosti Millennium, která je součástí mezinárodní skupiny Soitron Group, vyplývá, že mnoho firem stále nedokáže využívat data správně a efektivně. Například v některých případech trvá proces tvorby nového ceníku tři týdny i více. V dnešní dynamické době může být pro firmu takto dlouhý proces v důsledku snižování její konkurenceschopnosti na trhu kritickým, a to kýžený stav rozhodně není. „V současnosti, kdy se dodavatelsko- -odběratelské vztahy vlivem různých okolností mění velmi rychle, se může stát, že po několika týdnech, kdy je ceník konečně na světě, je už v den zveřejnění zastaralý. Přitom stačí málo. Ceník by mohl být automatizován a během okamžiku vytvořen na jediný klik. Do každého automatizovaného procesu je však vždy možné manuálně zasáhnout pomocí individuální korekce. Stačí dostatečně posbírat a propojit relevantní data. Manuální proces tvorby ceníku může přitom trvat stejně dlouho jako zabezpečení automatizovaného datového řešení pro všechny zaměstnance,“ vysvětluje Andrej Jenčo, Business Intelligence Team Lead společnosti Millennium. Podstata firemní digitalizace spočívá v datech. Pokud však nejsou zaznamenána nebo zpracována správně a nejsou distribuována mezi co největší počet zaměstnanců, není možné těžit z jejich potenciálu v plné míře. Digitalizace v rámci jedné firmy vyžaduje datový sběr, analýzu a vzájemné propojení— ať už jde o zákaznické informace, nebo jen o interní procesy. A je jedno, zda jde o oddělení zákaznické podpory, nákupčí, obchodníky, nebo další zaměstnance z jiných oddělení. Všichni musí být propojeni v jednom systému. V systému, který data dokáže kdykoli na vyžádání předložit.
Relevantní a aktuální data všem zaměstnancům
Velkým problémem českých firem bývá to, že jsou data často izolována a vzájemně nepropojena, nemluvě o tom, že přístup k datům má obvykle jen úzká skupina zaměstnanců. Většina dat je uložena někde v tabulkách, poznámkách či e-mailech. Pokud z nich někdo připravuje reporty, nejen že jde o složitý, ubíjející proces, ale někdy téměř zbytečný. Už pouhých několik hodin před jejich prezentací jsou data neaktuální. Prostřednictvím opravdové digitalizace je vždy vše připraveno on- -line k použití a zároveň je k aktuálním datům prostřednictvím přehledných panelů (nazývaných též nástěnky nebo dashboardy) zajištěn okamžitý přístup. Informační „nástěnky“ pak umožňují snadno a rychle poskytovat aktuální a relevantní data všem zaměstnancům. „Nemůže se tak stát, že obchodník řeší požadavek zákazníka na cenu a již se nemůže dopátrat toho, jak přesně mu ta původní byla vypočtena. Nebo že Karel z podpory si u firmy udělal poznámku ohledně nějakého požadavku, ale už se o ní nedozvěděl kolega z nákupu,“ konkretizuje Andrej Jenčo.
S řešením může pomoci AI
Trendem současnosti je umělá inteligence (AI) a zmíněná oblast není výjimkou. Příkladem může být software Millada postavený na ChatGPT. Využívá se zejména v rutinních činnostech. V tomto pohledu může AI výrazně pomoci nejen firmám, ale také třeba orgánům státní správy. Oproti jiným informačním technologiím a systémům je implementace takového systému mnohem jednodušší, neboť pracuje nezávisle na úrovni zpracovatele dat. „Pokud jsou data digitalizována a přístupna pro cloudové zpracování, řešení ve formě ChatGPT je možné spustit již do měsíce,“ vysvětluje konkrétně výhody výše zmíněného řešení Andrej Jenčo. Aby se z dat stalo užitečné informační aktivum, musí být předtím, než se objeví na informačním panelu, správně probrána a analyzována. Proto je důležité, aby byla dostupná prostřednictvím standardních rozhraní a automaticky správně tříděna. Cesta k datovým skladům je postavena nejen na jejich sběru, ale i analýze. Vyřešit se musí celá řada věcí: jaká má být dostupnost dat, flexibilita, jak se budou využívat, jaká je jejich cena, jak dlouho se budou uchovávat, jakým způsobem změní datovou kvalitu a jak v praxi ulehčí práci. V Česku přitom stále panuje nedůvěra v cloudová řešení. Další výhodou digitalizace a správného využití dat je schopnost monitorovat změny a provádět detailní analýzu a rozhodnutí na základě dat v reálném čase.
Digitální transformace přináší vyšší zisky
Moderní technologie nabízejí celou řadu skvělých možností. Pomocí kamer z vesmíru lze například získat data o vlhkosti půdy, prostřednictvím interních kamer sledovat pohyb osob nebo získat relevantní informace pro správnou prodejní strategii. Data mohou být využita k automatizaci procesů, jako je například včasné objednání toneru do tiskárny nebo odeslání informace o poruše odpovědné osobě. „Už dávno neplatí, že digitalizovat by měly jen velké podniky. I ty malé by měly digitalizaci, pokud chtějí expandovat, rozhodně řešit. Digitalizace, a především využití AI řešení, je v rámci modernizace a datového rozhodování příležitostí pro rychlý a efektivní posun. Nejde jen o nastavení CRM, ale o propojení dat a zapojení prvků strojního učení. Jde o klíčový krok zlepšující konkurenceschopnost a efektivitu společností,“ zakončuje Jenčo.
/Natálie Štrbáková/